Checklist chuyển đổi số 90 ngày cho cơ sở dưới 10 nhân viên

Phần lớn kế hoạch chuyển đổi số thất bại vì đặt quá nhiều việc vào tuần đầu. Danh sách dưới đây cố tình để mỗi tuần chỉ 2–3 việc, làm được trong giờ vắng khách, không cần đóng cửa và không cần thuê ai.

Tháng 1 — Hồ sơ khách

Tuần 1

• Mở một file duy nhất (bảng tính là đủ), bốn cột: tên, số điện thoại, dịch vụ gần nhất, ngày gần nhất.
• Lọc danh sách khách còn đi trong 12 tháng qua. Chỉ nhập nhóm này, thường khoảng 40% sổ.
• Quy định một người duy nhất chịu trách nhiệm cập nhật file.

Tuần 2

• Nhập xong nhóm 12 tháng. Chia nhỏ: 30 khách mỗi ngày, không ngồi nhập một mạch.
• Thêm cột thứ năm: ghi chú riêng của khách (dị ứng, thích ai làm, thích phòng nào).

Tuần 3

• Thêm cột "ngày nên gọi lại", tính từ chu kỳ dịch vụ khách vừa dùng.
• Mỗi sáng lọc cột đó, gọi hoặc nhắn 3 khách. Ba, không phải mười.

Tuần 4

• Đối chiếu: có bao nhiêu khách trong file mà 6 tháng qua không quay lại? Con số này là bài kiểm tra đầu tiên và thường gây sốc.
• Chọn 20 khách trong nhóm đó, nhắn hỏi thăm. Ghi lại ai trả lời.

Tháng 2 — Lịch hẹn và doanh thu

Tuần 5

• Chuyển lịch hẹn sang một lịch dùng chung mà cả chủ và lễ tân đều xem được từ điện thoại.
• Quy ước cách ghi: giờ, tên khách, dịch vụ, người làm. Bốn thứ, không hơn.

Tuần 6

• Chạy song song lịch giấy và lịch số một tuần để không sót.
• Cuối tuần bỏ hẳn lịch giấy. Chạy song song lâu hơn một tuần là không bao giờ bỏ được.

Tuần 7

• Ghi nhận doanh thu hằng ngày, tách hai dòng: doanh thu dịch vụ và doanh thu bán lẻ mỹ phẩm. Hai dòng này chịu tỷ lệ thuế khác nhau — dịch vụ 5% GTGT và 2% TNCN, bán lẻ 1% và 0,5%.
• Ghi cả tiền mặt lẫn chuyển khoản. Ghi ngay lúc thu.

Tuần 8

• Mở tài khoản ngân hàng riêng cho cơ sở nếu chưa có.
• Cộng doanh thu 12 tháng gần nhất. Nếu trên 1 tỷ đồng, cơ sở thuộc diện phải nộp thuế và phải dùng hóa đơn điện tử — bắt đầu tìm nhà cung cấp ngay tuần này.

Tháng 3 — Nối lại và chạy đều

Tuần 9

• Liệt kê 5 chu kỳ quay lại của các dịch vụ chính (ví dụ: chăm sóc da 3–4 tuần, đắp bột 2–3 tuần, nhuộm chân tóc 6–8 tuần).
• Điền chu kỳ vào cột "ngày nên gọi lại" cho toàn bộ danh sách.

Tuần 10

• Soạn sẵn 3 mẫu tin nhắn: nhắc lịch, nhắc đến hạn quay lại, cảm ơn sau buổi làm. Dùng lại mỗi ngày, không viết lại từ đầu.

Tuần 11

• Nếu đang gửi tin nhắn số lượng lớn, tính trước chi phí một tháng. Đây là khoản dễ đội nhất vì tỉ lệ thuận với số khách.
• Tập cho lễ tân toàn bộ quy trình. Một buổi là đủ.

Tuần 12

• Nhìn lại ba con số: bao nhiêu khách trong danh sách, bao nhiêu người quay lại trong 90 ngày, doanh thu tách dịch vụ và bán lẻ ra sao.
• Chọn một việc duy nhất để cải thiện trong 90 ngày tới. Một, không phải năm.

Ba quy tắc để không bỏ dở

Không nhập đủ 100% khách. Nhóm 12 tháng gần nhất là đủ. Cố nhập hết là cách chắc chắn nhất để dừng ở khách thứ 150.

Một người chịu trách nhiệm, không phải cả nhóm. Việc gì cả nhóm cùng lo thì không ai lo.

Ba khách mỗi ngày, không mười. Ba khách duy trì được 90 ngày. Mười khách duy trì được ba hôm.