Chi phí chuyển đổi số cho một cơ sở nhỏ hết bao nhiêu tiền

Câu hỏi này hay bị trả lời bằng một con số duy nhất, mà con số duy nhất thì luôn sai. Bóc ra từng khoản thì rõ hơn nhiều.

Những khoản không tốn tiền

Ba việc đầu tiên trong chuyển đổi số của một cơ sở dịch vụ đều làm được bằng công cụ miễn phí:

• Gom hồ sơ khách về một chỗ — một file bảng tính là đủ để bắt đầu.
• Lịch hẹn dùng chung — lịch miễn phí trên điện thoại, chia sẻ cho lễ tân.
• Ghi nhận doanh thu hằng ngày, tách dịch vụ với bán lẻ — cũng là bảng tính.

Ba việc này chiếm phần lớn giá trị của cả quá trình. Cơ sở nào bỏ tiền mua phần mềm trước khi làm xong ba việc này thường bỏ phần mềm sau hai tháng, vì dữ liệu không có thì phần mềm nào cũng trống.

Những khoản phải trả tiền thật

Phần mềm quản lý. Thị trường Việt Nam cho cơ sở làm đẹp cỡ nhỏ dao động rộng, tính theo tháng hoặc theo số chi nhánh. Hai câu nên hỏi trước khi ký: tính tiền theo số nhân viên hay theo chi nhánh, và dữ liệu xuất ra được không nếu sau này ngừng dùng. Câu thứ hai quan trọng hơn câu thứ nhất và thường không có trong bảng giá.

Dịch vụ hóa đơn điện tử. Chỉ phát sinh nếu cơ sở thuộc diện bắt buộc — doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên và bán trực tiếp cho người tiêu dùng. Xin báo giá ba nơi, chênh lệch giữa các nhà cung cấp thường đáng kể.

Tin nhắn ZBS gửi khách. Tính tiền theo từng tin gửi đi. Đây là khoản dễ đội lên nhất vì nó tỉ lệ thuận với số khách, và vì rất nhiều cơ sở gửi nhầm loại tin: dùng tin chăm sóc để gửi nội dung khuyến mãi, giá khác nhau.

Phần cứng. Thường bằng 0. Điện thoại của lễ tân và máy tính sẵn ở quầy là đủ. Nếu ai đó chào bán một dàn thiết bị để "chuyển đổi số", hỏi kỹ xem cái gì trong đó là bắt buộc theo quy định và cái gì là bán kèm.

Khoản đắt nhất không nằm trên hóa đơn

Là thời gian nhập liệu ban đầu.

Một cơ sở có 400 khách cũ, nhập tay bốn trường thông tin cho mỗi khách, mất khoảng 6–10 giờ. Nếu người nhập là chủ cơ sở thì đó là 6–10 giờ không đứng quầy, không tư vấn khách, không dạy nhân viên. Đó là chi phí thật, chỉ là không ai xuất hóa đơn cho nó.

Cách giảm khoản này: đừng nhập hết. Nhập nhóm khách còn đang đi trong 12 tháng gần nhất trước, thường chỉ khoảng 40% danh sách. Nhóm còn lại nhập dần khi họ quay lại. Cơ sở nào cố nhập đủ 100% ngay từ đầu thường bỏ dở ở khách thứ 150.

Ba chỗ hay bị bán đắt

Gói "trọn gói chuyển đổi số". Gộp phần mềm, hóa đơn, website, thiết bị vào một giá. Nghe rẻ nhưng khóa cơ sở vào một nhà cung cấp, và khi muốn đổi một phần thì phải đổi cả cụm.

Phí triển khai và đào tạo tính riêng. Với cơ sở dưới 10 người, việc đào tạo là một buổi. Phí triển khai vài triệu cho một buổi là đắt.

Website và app riêng của cơ sở. Trong ngành làm đẹp ở Việt Nam, khách đặt lịch qua Zalo và điện thoại. Một app riêng cho cơ sở 10 người gần như không có ai tải.

Con số cuối cùng khác nhau ở từng cơ sở, nhưng thứ tự thì giống nhau: làm hết phần 0 đồng trước, đo xem còn thiếu gì, rồi mới trả tiền cho đúng chỗ thiếu đó.