Hướng dẫn sử dụng Fly cho chủ cơ sở dịch vụ

Bài này viết cho anh chị đã mua FLY.VN và đang dùng hằng ngày. Không có thuật ngữ kỹ thuật, chỉ nói thẳng: hỏi Fly được gì, Fly làm hộ được gì, làm sao để yên tâm Fly không tự ý làm bậy, và ai là người quản cái gì.

Phần 1 — Hỏi Fly

Fly trả lời bằng đúng con số hệ thống đang có, không tự bịa, không tự tính thêm. Nếu Fly không biết, Fly sẽ nói không biết chứ không đoán liều.

Những câu Fly trả lời được

Về khách hàng

• Có bao nhiêu khách mới trong kỳ?
• Bao nhiêu khách lâu chưa quay lại? (và xem luôn danh sách)
• Tìm khách theo tên hoặc số điện thoại
• Một khách đã mua bao nhiêu đơn, lần cuối đến khi nào?
• Một khách còn bao nhiêu buổi trong gói đã mua?
• Tóm tắt hội thoại gần nhất của một khách
• Khách nào chi nhiều nhất (VIP)?
• Khách nào sắp hết gói / hết buổi?
• Tuần này khách nào sinh nhật?
• Khách mới đến từ kênh nào (Zalo, Facebook, giới thiệu...)?

Về doanh thu, đơn hàng

• Doanh thu trong kỳ là bao nhiêu?
• Đơn trung bình trong kỳ là bao nhiêu?
• Công nợ: ai đang nợ và tổng nợ bao nhiêu?
• Dịch vụ hoặc sản phẩm nào ra tiền nhiều nhất?
• Doanh thu theo từng nhân viên là bao nhiêu?
• Thu tiền mặt và chuyển khoản mỗi loại bao nhiêu?

Về lịch hẹn, nhân viên

• Hôm nay / ngày mai có lịch nào?
• Hôm nay / ngày mai kỹ thuật viên nào có lịch gì?
• Lịch hôm nay / ngày mai của một kỹ thuật viên cụ thể
• Bao nhiêu lịch bị hủy / khách không đến? (và xem luôn danh sách)
• Tháng này mỗi nhân viên làm bao nhiêu công?
• Kỳ này bao nhiêu khách đặt lịch mà không đến (no-show)?

Về kho hàng

• Sản phẩm nào sắp hết / cần đặt hàng?
• Còn bao nhiêu tồn kho của một sản phẩm?
• Lô hàng nào sắp hết hạn?

Về việc AI đang làm

• Tháng này AI trả lời bao nhiêu tin, chuyển cho người bao nhiêu lần?
• Đã gửi bao nhiêu tin Zalo gần đây?

Hỏi tiếp theo mạch chuyện: Fly nhớ khách đang nói tới trong đoạn hội thoại, nên anh chị có thể hỏi nối tiếp kiểu "vậy còn tuần trước thì sao?" mà không cần lặp lại tên khách.

Hỏi theo mốc thời gian

Fly hiểu các mốc thời gian quen thuộc khi anh chị hỏi số liệu:

• Kỳ hiện tại: hôm nay, hôm qua, tuần này, tháng này, quý này, năm nay.
• Kỳ trước: tuần trước, tháng trước, quý trước, năm trước.

Ví dụ: "doanh thu tuần trước", "khách mới tháng trước", "quý này bao nhiêu khách không đến". Fly chỉ hiểu đúng các mốc kể trên — hỏi mốc khác (ví dụ "3 tháng trước" hay "từ đầu năm đến giờ") thì Fly sẽ báo không xem được chứ không tự suy ra một khoảng thời gian khác.

Fly soạn hộ, mở màn hình hộ, tạo việc hộ

Ngoài trả lời câu hỏi, Fly còn làm được ba việc:

1. Soạn nội dung hộ — ví dụ "soạn tin chúc mừng sinh nhật cho chị Lan", Fly sẽ viết sẵn một đoạn để anh chị xem và gửi.
2. Mở màn hình hộ — ví dụ "mở màn đơn hàng" hoặc "mở hồ sơ chị Lan", Fly đưa thẳng anh chị tới đúng chỗ, khỏi phải bấm menu tìm.
3. Tạo việc nhắc hộ — ví dụ "nhắc tôi mai đặt kem" hoặc "nhắc Hà nộp thuế lúc 9h sáng", Fly tạo một việc cần làm có ngày giờ, có thể giao cho người khác.

Đặt lịch và tạo đơn — Fly điền sẵn hộ

Ngoài mở màn hình, Fly còn điền sẵn giúp anh chị hai loại phiếu hay làm nhất:

• Đặt lịch hộ — ví dụ "đặt lịch cho chị Lan 3h chiều mai làm facial", Fly mở màn tạo lịch với khách, giờ, dịch vụ đã điền sẵn. Anh chị chỉ việc xem lại rồi bấm Lưu.
• Tạo đơn hộ — ví dụ "tạo đơn cho chị Lan 2 chai serum", Fly mở màn tạo đơn với khách và món đã điền sẵn.

Fly chỉ điền sẵn và mở màn — không tự lưu lịch hay tự tạo đơn. Giá, thuế, gói vẫn do màn hình tính như khi anh chị làm tay, và người bấm Lưu vẫn là anh chị. Nếu thiếu thông tin (ví dụ không rõ giờ), Fly sẽ hỏi lại chứ không đoán.

Giới hạn của Fly (nói thật)

• Fly chỉ trả lời được đúng những câu nằm trong danh sách ở trên. Hỏi ngoài danh sách (ví dụ "chị Lan thích dịch vụ nào nhất?"), Fly sẽ nói không trả lời được chứ không đoán bừa.
• Fly không tự nghĩ ra số liệu mới. Mọi con số Fly nói ra là con số y hệt màn hình tương ứng đang hiện — không có chuyện Fly tính ra một con số khác với những gì anh chị thấy trên phần mềm.
• Ai không có quyền xem cái gì trên phần mềm thì hỏi Fly cũng không được trả lời cái đó. Ví dụ nhân viên không có quyền xem doanh thu thì hỏi Fly cũng bị từ chối, không phải Fly hỏng.

Phần 2 — Nhân viên AI

FLY.VN có các "nhân viên AI" làm việc thay một phần công việc lặp lại: ghi chú vào hồ sơ khách, gắn nhãn khách, đổi giai đoạn chăm sóc, đặt lịch hẹn, tạo việc nhắc, nhắc khách thanh toán, tặng phiếu ưu đãi, và cảnh báo khách có nguy cơ rời bỏ.

Ba mức làm việc

Mỗi việc AI có thể làm đều nằm ở một trong ba mức:

• Tắt — AI không đụng vào việc này.
• Cần duyệt — AI soạn sẵn, chủ cơ sở hoặc người có quyền xem qua rồi mới bấm duyệt thì việc mới thực sự xảy ra.
• Tự làm — AI tự thực hiện luôn, không cần ai duyệt.

Hiện tại: mọi việc AI đang làm đều ở mức Cần duyệt. Mức Tự làm có trong hệ thống nhưng chưa việc nào được bật lên mức đó — nghĩa là AI không tự ý ghi hay sửa gì vào hồ sơ khách nếu chưa có người bấm duyệt. Đây không phải do FLY.VN đang thử nghiệm dở dang, mà là lựa chọn an toàn: AI chỉ đề xuất, người quyết định vẫn là con người.

Mức làm việc của từng loại việc AI do đội vận hành FLY.VN cấu hình cho từng shop, không phải mục anh chị tự bật/tắt trong Cài đặt.

Thẻ duyệt — trên máy tính và trên điện thoại

Khi AI soạn xong một việc gì đó (ghi chú, gắn nhãn, đặt lịch, tạo nhắc việc...), việc đó xuất hiện thành một thẻ đề xuất để chờ duyệt. Anh chị có thể duyệt ở hai nơi:

• Trên máy tính (web): thẻ đề xuất hiện ngay trong khung hội thoại của khách đó.
• Trên điện thoại (app): vào mục "AI đề xuất" để xem toàn bộ danh sách đang chờ duyệt, kể cả những đề xuất không gắn với khách nào (ví dụ một việc nhắc AI tự tạo).

Ở cả hai nơi, anh chị đều có thể:

• Duyệt — cho AI thực hiện đúng như đã soạn.
• Sửa rồi duyệt — chỉnh lại nội dung trước khi cho thực hiện.
• Từ chối — bỏ qua đề xuất đó, AI không làm gì cả.

Bỏ nhiều đề xuất một lúc

Khi hàng chờ có nhiều thẻ cần dọn, anh chị không phải bỏ từng cái. Tích chọn từng thẻ (hoặc bấm "Chọn tất cả" để chọn hết các thẻ đang hiện trên trang), rồi bấm "Bỏ đã chọn" — hệ thống hỏi xác nhận một lần rồi bỏ cả loạt.

Việc bỏ hàng loạt vẫn tôn trọng quyền hạn: thẻ nào anh chị không có quyền bỏ thì hệ thống bỏ qua thẻ đó và báo lại số bỏ được, không bỏ nhầm. Chỉ những thẻ đang chờ duyệt mới bị bỏ — thẻ đã duyệt, đã gửi trước đó không bị đụng.

Ai không có quyền thực hiện một việc bằng tay (ví dụ không có quyền gắn nhãn khách) thì cũng không duyệt được đề xuất loại đó — quyền hạn giống hệt nhau ở cả hai chỗ.

Tặng phiếu ưu đãi cho khách

Fly có thể đề xuất tặng một phiếu ưu đãi cho khách đủ điều kiện — ví dụ khách vừa nhắn tin gần đây và xứng đáng được chăm sóc thêm. Cách hoạt động giống các đề xuất khác: Fly soạn sẵn một thẻ, anh chị duyệt rồi phiếu mới thực sự được tặng.

Hai điểm cần biết:

• Mức ưu đãi do anh chị khai sẵn. Trong cài đặt, anh chị khai trước "bộ mức" ưu đãi (ví dụ giảm 10%, tặng 1 buổi). Fly chỉ được chọn trong các mức anh chị đã bật — không tự nghĩ ra con số mới.
• Phiếu gắn đúng một khách. Mỗi phiếu tặng gắn với đúng khách được tặng, dùng được một lần, có hạn sử dụng. Không phải mã dùng chung ai cũng xài được.

Cũng như nhắc thanh toán, đây là việc chạm tới khách nên luôn cần người duyệt — không có mức tự làm.

Việc nhắc khách thanh toán (đòi nợ) đủ dài để có bài riêng — xem Nhắc khách thanh toán bằng Fly.

Về việc "dạy AI"

Hiện tại, sửa nội dung trước khi duyệt chỉ áp dụng cho đúng lần đó — không có tính năng "dạy" để AI tự nhớ và làm khác đi cho những lần sau. Muốn AI làm khác, anh chị cần sửa và duyệt lại mỗi lần cho đến khi tính năng ghi nhớ cách sửa được bổ sung.

Trần chi phí AI

Sắp có: một mức trần chi phí AI theo tháng cho từng shop, do đội vận hành FLY.VN cấu hình để đảm bảo chi phí AI luôn trong tầm kiểm soát. Việc đo và hiển thị chi phí thực tế đang được xây dựng, chưa lên hệ thống chính thức.

Phần 3 — Ai quản cái gì

FLY.VN phân biệt rõ hai lớp quản trị:

Đội vận hành FLY.VN (Super Admin) — là đội ngũ đứng sau phần mềm, quản lý ở tầm toàn hệ thống: bật/tắt AI ở mức khẩn cấp cho toàn bộ nền tảng, cấu hình mức làm việc (Tắt/Cần duyệt/Tự làm) và trần chi phí AI cho từng shop, theo dõi tình trạng chung. Đội này không phải là chủ cơ sở của bất kỳ shop nào và không thay chủ cơ sở ra quyết định trong cửa hàng.

Chủ cơ sở và đội ngũ trong shop — quản lý mọi thứ trong phạm vi cửa hàng của mình: ai được xem gì, ai được làm gì, duyệt hay từ chối đề xuất của AI. FLY.VN có 10 vai trò dựng sẵn để phân quyền cho từng người trong cơ sở: Chủ shop, Quản trị viên, Quản lý, Bán hàng, CSKH, Chỉ xem, Lễ tân, Kế toán, Kho/Giao vận, KTV. Mỗi vai trò chỉ thấy và làm được đúng phần việc phù hợp — ví dụ Lễ tân không tự nhiên xem được doanh thu nếu vai trò đó không được cấp quyền.

Luôn có ít nhất một Chủ shop. Hệ thống không cho phép hạ cấp hoặc khóa người Chủ shop cuối cùng của một cơ sở — tránh trường hợp thao tác nhầm khiến cả cơ sở không còn ai có toàn quyền quản lý.