Nhắc khách thanh toán bằng Fly: soạn tin, duyệt, gửi Zalo

Bài này dành cho anh chị đang dùng FLY.VN và có khách còn nợ tiền dịch vụ. Fly giúp anh chị nhắc khách trả tiền một cách lịch sự, đúng số, và không bao giờ tự ý gửi khi chưa có người duyệt.

Fly nhắc nợ khác gì tự nhắn tay

Khi anh chị tự nhắn nhắc nợ, hai việc mất thời gian nhất là: nhớ ai đang nợ bao nhiêu, và nghĩ ra câu chữ sao cho vừa đòi được tiền vừa không mất lòng khách. Fly lo cả hai:

• Số tiền và tên khách do hệ thống điền, lấy từ đúng công nợ đang có. Fly không tự gõ số, không tự bịa — con số trên tin nhắc là con số y hệt màn hình công nợ đang hiện.
• Câu chữ do Fly soạn sẵn, theo giọng anh chị chọn. Anh chị đọc lại, sửa nếu muốn, rồi mới gửi.

Điểm quan trọng nhất: Fly không bao giờ tự gửi tin nhắc nợ. Mọi tin đều phải anh chị (hoặc người có quyền) duyệt từng cái rồi mới gửi. Đây là chuyện tiền và quan hệ với khách, nên hệ thống cố ý bắt phải có người bấm gửi — không có mức "tự làm" cho việc này.

Bật tính năng nhắc thanh toán

Vào Cài đặt → tab "Trợ lý AI" → Nhân viên AI. Tìm thẻ "Lễ tân số", bật dòng "Nhắc khách thanh toán" sang mức Cần duyệt.

Nếu không bật dòng này, Fly sẽ không soạn tin nhắc nợ nào cả — anh chị gõ "nhắc nợ chị Lan" thì Fly cũng không làm gì.

Cách nhắc một khách

Có hai cách để Fly soạn tin nhắc nợ:

Cách 1 — gọi đích danh: gõ cho Fly "nhắc nợ chị Lan" (hoặc kèm số điện thoại nếu có nhiều khách trùng tên). Fly soạn ngay một tin nhắc cho đúng khách đó.

Cách 2 — để hệ thống quét: hệ thống tự rà những khách đủ điều kiện nhắc (nợ từ 200.000đ trở lên, quá hạn từ 7 ngày trở lên) và soạn sẵn tin cho từng người, xếp vào hàng chờ duyệt. Giữa hai lần nhắc cùng một khách cách nhau ít nhất 3 ngày, để không nhắc dồn dập.

Dù đi cách nào, tin soạn xong đều nằm ở hàng chờ duyệt (/ai-proposals trên web) chứ chưa gửi đi đâu cả.

Thẻ duyệt có gì

Mỗi khách nợ là một thẻ. Trên thẻ, anh chị thấy:

• Tên khách · số tiền đang nợ · quá hạn bao nhiêu ngày.
• Đã nhắc lần nào chưa, khách đã trả được bao nhiêu từ lần nhắc trước — để anh chị biết nên nhẹ tay hay cứng rắn.
• Chọn giọng nhắc (4 bậc, nói ở dưới).
• Nhãn kênh gửi (ví dụ "Zalo · trong 7 ngày") — cho biết tin sẽ gửi qua đâu.
• Ô nội dung sửa được — anh chị chỉnh câu chữ tự do trước khi gửi.
• Ba nút: Bỏ · Chép (để tự dán gửi tay) · Gửi Zalo.

Bốn bậc giọng, từ nhẹ đến cứng

Fly có sẵn 4 mẫu giọng nhắc để anh chị chọn theo mức độ:

1. Bậc 1 — nhắc nhẹ: nhắc khéo, coi như khách quên. Dùng cho lần đầu.
2. Bậc 2 — nhắc rõ: nói thẳng số tiền và mong khách thu xếp. Dùng khi đã nhắc một lần mà chưa thấy động tĩnh.
3. Bậc 3 — có thời hạn: nêu một mốc thời gian mong khách trả.
4. Bậc 4 — cứng: thông báo tạm dừng các ưu đãi cho tới khi khách hoàn tất thanh toán.

Đổi bậc chỉ cần bấm chọn — mẫu đổi ngay, không tốn lượt AI (các mẫu này có sẵn, Fly không phải soạn lại). Dưới ô nội dung có dòng "Mẫu sẵn — sửa tự do trước khi gửi": anh chị cứ chỉnh lại câu chữ cho hợp khách của mình rồi gửi.

Gợi ý dùng: một khách trả được một phần thì giữ hoặc hạ bậc (khách đang thiện chí); nhắc mấy lần không trả đồng nào thì lên bậc. Nhưng quyết định cuối vẫn là anh chị khi bấm chọn bậc.

Gửi qua đâu

Fly ưu tiên nhắn thẳng vào khung chat của khách — khách đến từ Zalo thì nhắn Zalo. Có một giới hạn cần biết: chỉ gửi được vào chat Zalo nếu khách có nhắn tin cho cơ sở trong vòng 7 ngày gần đây. Ngoài khoảng đó, hoặc khách không có chat nào, thẻ sẽ chuyển sang nút "Chép" — anh chị chép nội dung rồi tự dán gửi cho khách qua kênh khác.

Với khách đến từ Messenger hoặc Instagram, hiện chỉ chép để gửi tay (hai kênh này chặn gửi chủ động ngoài 24 giờ, không phải lỗi của Fly).

Khi bấm Gửi Zalo

Lúc anh chị bấm Gửi Zalo, hệ thống đọc lại công nợ và cửa sổ chat ngay tại thời điểm gửi — nếu số nợ đã đổi, khách đã trả hết, hoặc đã quá 7 ngày kể từ tin cuối của khách, tin sẽ không gửi và báo lại cho anh chị, để tránh gửi nhầm một con số đã cũ. Gửi xong, thẻ chuyển sang trạng thái "Đã gửi Zalo".

Nhắc lại một khách đã nhắc

Nếu anh chị đã nhắc một khách rồi và muốn nhắc lại, cứ gọi đích danh Fly lần nữa ("nhắc nợ chị Lan"). Fly soạn tin mới. Nếu chưa đủ 3 ngày kể từ lần nhắc trước, thẻ sẽ hiện một dòng nhắc nhỏ "Đã nhắc ngày ... — mới ... ngày" để anh chị cân nhắc, nhưng không chặn — quyết định vẫn là của anh chị.

Ai được nhắc thanh toán

Chỉ những vai trò có quyền thực hiện việc nhắc thanh toán mới duyệt và gửi được tin — giống hệt cách phân quyền cho các đề xuất AI khác. Nhân viên không có quyền này sẽ không thấy nút gửi. Nếu cần, nhờ Chủ shop hoặc Quản lý cấp quyền hoặc duyệt hộ.