Hướng dẫn từng bước
Làm sao để kiểm kho và đưa tồn về đúng thực tế
Kiểm kho là đếm hàng thật rồi đối chiếu với sổ. Bạn chỉ nhập số đếm được, hệ thống tự tính chênh lệch và ghi điều chỉnh. Đây là cách đúng để xử lý hao hụt, mất hàng hoặc tồn âm, thay vì ép bằng phiếu xuất.
Khi nào dùng
- Kiểm kê định kỳ cuối tháng, cuối quý.
- Phát hiện hàng hỏng, vỡ, mất, hoặc hao hụt khi dùng.
- Tồn trên hệ thống bị âm hoặc khác số trên kệ.
- Lần đầu đưa số tồn thực tế vào hệ thống cho hàng đã có sẵn trong kho.
Các bước
Vào Kho hàng → tab Kiểm kho. Bảng có Sản phẩm, Kho, Tồn sổ sách và nút Kiểm ở mỗi dòng. Chọn kho ở ô Kho góc trên để chỉ xem một kho (mặc định Tất cả).
Bấm Kiểm ở sản phẩm cần kiểm
Hộp thoại Kiểm kho · tên sản phẩm hiện tên kho và Tồn sổ sách (chỉ xem).
Nhập tồn thực tế
Nhập số đếm được vào Tồn thực tế (đếm). Được nhập 0 và số lẻ tối đa 2 chữ số thập phân. Đây là số tuyệt đối, không phải số chênh lệch.
Ghi lý do
Lý do / ghi chú bắt buộc, tối đa 300 ký tự, ví dụ "Kiểm kho định kỳ tháng 9".
Lưu phiếu kiểm
Bấm Lưu phiếu kiểm. Kết quả: hộp thoại báo Đã ghi điều chỉnh, chênh lệch …, hoặc Tồn thực tế khớp sổ sách — không cần điều chỉnh. Bấm Đóng.
Ví dụ: sổ ghi 99 cái, đếm thực tế 96 cái. Hệ thống ghi chênh lệch −3, tồn mới là 96. Lý do ghi "Hao hụt kiểm kê".
Khi hệ thống hỏi giá vốn
Nếu lần kiểm làm tồn tăng lên cho một sản phẩm chưa từng có giá vốn trong kho đó, hệ thống báo Cần nhập giá vốn cho hàng nhập tồn lần đầu. và hiện thêm ô Giá vốn / đơn vị (VND). Nhập giá mua vào của 1 đơn vị (số nguyên lớn hơn 0), rồi bấm Lưu phiếu kiểm lại. Hàng đã có giá vốn thì kiểm lại không bao giờ làm đổi giá vốn.
Quyền và giới hạn
- Nút Kiểm chỉ hiện với người có quyền điều chỉnh tồn kho. Với vai trò có sẵn: Chủ shop, Quản trị viên, Quản lý, Kho/Giao vận. Vai trò khác vẫn xem được bảng nhưng không có nút.
- Kiểm theo cặp sản phẩm × kho, không kiểm riêng từng lô trên màn này.
- Danh sách chỉ có sản phẩm đã từng có tồn ở kho đó.
- Kiểm kho ghi một bút điều chỉnh tồn, không tạo phiếu trong tab Nhập kho hay Xuất kho, và không có nút hủy. Kiểm sai thì kiểm lại với số đúng.
- Lưu lại cùng một số đếm lần nữa không ghi thêm gì, vì tồn đã khớp.
Lỗi thường gặp
| Thông báo | Cách xử lý |
|---|---|
| Tồn kho vừa được cập nhật, vui lòng kiểm lại. Bấm "Lưu phiếu kiểm" lại để đối chiếu tiếp. | Có đơn hoặc phiếu vừa làm đổi tồn. Bấm lưu lại |
| Cần nhập giá vốn cho hàng nhập tồn lần đầu. | Nhập Giá vốn / đơn vị (VND) rồi lưu lại |
| Số lượng không hợp lệ (tối đa 2 chữ số thập phân). | Nhập số, không chữ, tối đa 2 số lẻ |
| Cần ghi lý do kiểm kê. / Lý do quá dài. | Ghi lý do, dưới 300 ký tự |
| Bạn không có quyền kiểm kê tồn kho. | Nhờ người có quyền điều chỉnh tồn |
| Không tìm thấy kho / sản phẩm / lô hợp lệ. | Tải lại trang rồi kiểm lại |
Xem thêm
Câu hỏi thường gặp
Hệ thống làm gì sau khi tôi lưu phiếu kiểm?
Tự tính chênh lệch giữa tồn thực đếm và tồn sổ sách, rồi ghi điều chỉnh để tồn đúng bằng số thực đếm. Nếu hai số khớp, hệ thống báo không cần điều chỉnh và không ghi gì.
Kiểm kho có làm đổi giá vốn không?
Thường là không: hàng đã có giá vốn thì kiểm lại không đổi giá. Ngoại lệ duy nhất là khi kiểm làm tồn tăng lên cho hàng chưa từng có giá vốn; lúc đó hệ thống bắt nhập Giá vốn / đơn vị và dùng số này làm giá vốn.
Tồn đang âm thì xử lý thế nào?
Nếu hàng đã về mà chưa nhập phiếu thì tạo phiếu nhập kho. Nếu chỉ là sổ sách lệch thì kiểm kho để đưa tồn về số thực đếm.
Bắt buộc điền gì?
Tồn thực tế (đếm) và Lý do / ghi chú. Trường hợp hàng chưa có giá vốn thì thêm Giá vốn / đơn vị (VND).
Sao không thấy sản phẩm cần kiểm trong danh sách?
Danh sách chỉ có các cặp sản phẩm và kho đã từng có tồn (đã nhập hoặc đã bán ở kho đó). Sản phẩm chưa từng vào kho nào thì tạo phiếu nhập kho trước.
Cập nhật 30/09/2026