Kho hàng: tồn kho, bán vượt tồn, lô hạn dùng và mức cần đặt hàng

Màn Kho hàng cho biết mỗi sản phẩm còn bao nhiêu, ở kho nào, lô nào sắp hết hạn và mặt hàng nào cần đặt thêm. Mọi phiếu nhập, xuất, kiểm kho đều làm từ đây.

Khi nào dùng

• Hàng về: lập phiếu nhập để tồn và giá vốn đúng trước khi bán.
• Mang hàng ra dùng nội bộ, hàng hỏng cần loại: lập phiếu xuất.
• Cuối tháng hoặc khi nghi lệch số: kiểm kho, đưa tồn sổ sách về số đếm thực tế.
• Trước khi đặt hàng nhà cung cấp: xem tab Cần đặt hàng.
• Hàng có hạn dùng: xem lô nào cần bán trước.

Chỉ Hàng hoá mới có kho

Sản phẩm có 4 loại: Hàng hoá (có tồn kho thật), Dịch vụ, Gói buổi và Combo (3 loại này không có tồn kho). Nhập, xuất, kiểm kho hay trừ kho khi bán chỉ áp cho Hàng hoá.

Màn Kho hàng

Vào Kho hàng. Có 6 tab: Tồn kho, Nhập kho, Xuất kho, Kiểm kho, Cần đặt hàng, Danh sách kho.

FLY.VN

Tab Tồn kho có ba thẻ (Tổng tồn kho, Sắp hết hàng, Lô cận hạn (≤ 90 ngày)) và bảng sản phẩm với Ngưỡng cảnh báo và Trạng thái (Sắp hết hoặc Đủ). Cuối tab có bảng Cảnh báo hạn dùng: lô hạn gần nhất nên xuất trước, bấm mã lô để xem lô đó đã đi đâu. Ô chọn kho ở góc phải lọc theo từng kho (ẩn ở tab Cần đặt hàng và Danh sách kho).

Các bước

Ai làm được gì

Vai trò	Xem kho	Lập, huỷ phiếu nhập/xuất	Kiểm kho, sửa ngưỡng, quản lý kho
Chủ shop, Quản trị viên, Quản lý, Kho/Giao vận	Có	Có	Có
Bán hàng, CSKH, Chỉ xem	Có	Không	Không
Lễ tân, Kế toán, KTV	Không	Không	Không

Người không có quyền không thấy các nút tạo phiếu, Kiểm hay Tạo kho.

Mọi thay đổi tồn kho đều ghi vào một sổ

Mỗi lần nhập, xuất, bán, hủy đơn hay kiểm kho, hệ thống ghi một dòng vào sổ kho và cập nhật tồn. Không sửa hay xoá dòng cũ. Sửa sai bằng cách ghi dòng đảo.

Thao tác	Tồn kho	Giá vốn bình quân
Nhập kho	Tăng, bắt buộc nhập giá vốn nhập	Đây là nơi duy nhất thay đổi giá vốn bình quân
Xuất kho	Giảm, không nhập giá vốn	Không đổi
Bán hàng (xác nhận đơn)	Giảm	Không đổi, nhưng giá vốn tại lúc bán được ghi cố định vào dòng đơn để tính lãi lỗ sau này
Hủy đơn trước khi giao	Hoàn lại đúng số đã trừ	Không đổi
Kiểm kho	Điều chỉnh về số thực đếm	Không đổi

Khi nào tồn được phép âm

Ba quy tắc khác nhau, dễ nhầm:

Tình huống	Kết quả
Bán hàng (xác nhận đơn)	Luôn cho bán, tồn có thể xuống âm. Màn hình chỉ cảnh báo "bán vượt tồn"
Phiếu xuất kho	Chặn cứng nếu xuất vượt tồn
Kiểm kho	Được ghi bất kỳ số nào, vì đây là công cụ sửa số liệu về đúng thực tế

Lý do bán vượt tồn được: nhiều nơi nhận hàng thật trước khi kịp nhập phiếu, chặn bán sẽ làm mất đơn thật. Số âm không phải lỗi, là tín hiệu cần nhập kho hoặc kiểm kho.

Hàng theo lô và hạn dùng (FEFO)

Nếu sản phẩm bật Quản lý theo lô (HSD):

• Hệ thống tự chọn lô hết hạn sớm nhất để bán trước (FEFO). Hai lô cùng ngày hết hạn thì lô nhập trước bán trước. Lô không có hạn dùng xếp bán sau cùng.
• Lô đã hết hạn không bao giờ được chọn, kể cả chọn tay.
• Nhân viên có thể chọn tay một lô cụ thể để bán trước, phần thiếu hệ thống tự lấp theo FEFO.
• Không bán vượt số lượng các lô còn hạn. Đây là ngoại lệ của quy tắc "bán vượt tồn".

Cảnh báo tồn thấp và Cần đặt hàng

Hai cơ chế khác nhau:

Cảnh báo tồn thấp dùng ngưỡng nhập tay theo từng sản phẩm và từng kho. Không có công thức tự động. Chỉ cảnh báo đúng lúc tồn vừa xuống dưới ngưỡng.

Cần đặt hàng dùng mức tồn tối thiểu (Min) và tối đa (Max) đặt ở cấp sản phẩm, cộng tồn tất cả các kho:

• Min đặt ở trang chi tiết sản phẩm, thẻ Tồn kho, ô Ngưỡng an toàn (bấm — Đặt ngưỡng, nhập số, bấm Lưu).
• Vào danh sách khi tổng tồn ≤ Min và Min > 0. Min bằng 0 hoặc chưa đặt nghĩa là không theo dõi.
• Số đề xuất đặt = Max − tồn hiện tại (không âm). Chưa đặt Max thì cột Đề xuất đặt hiện "Chưa đặt tối đa".
• Sản phẩm cạn nhất hiển thị đầu danh sách. Tối đa 500 sản phẩm mỗi lần xem.

Lỗi thường gặp

Thông báo	Nguyên nhân	Cách xử lý
Không đủ tồn kho để xuất. Tồn hiện tại: …, cần xuất: …	Phiếu xuất vượt tồn	Giảm số lượng, nhập thêm hàng, hoặc dùng Kiểm kho nếu hàng hao hụt
Phiếu nhập kho cần nhập Giá vốn cho từng dòng.	Có dòng phiếu nhập để trống giá vốn	Điền Giá vốn nhập (₫) cho mọi dòng
Lô … đã tồn tại với HSD khác — dùng mã lô khác hoặc kiểm tra lại HSD.	Mã lô trùng lô cũ nhưng hạn dùng khác	Sửa hạn dùng cho đúng hoặc đặt mã lô mới
Không thể huỷ phiếu nhập này vì hàng đã bán bớt hoặc đã nhập thêm lô khác…	Hàng của phiếu đã được dùng	Kiểm kho lại số thực tế thay vì huỷ phiếu
Cần nhập giá vốn cho hàng nhập tồn lần đầu.	Kiểm kho tăng tồn cho hàng chưa từng có giá vốn	Điền Giá vốn / đơn vị (VND)
Kho còn hàng — hãy chuyển hết hàng sang kho khác (hoặc kiểm kê về 0) trước khi ngừng dùng.	Ngừng dùng kho còn tồn	Xuất hết hoặc kiểm kho về 0 trước. Kho mặc định cũng không ngừng dùng được: đặt kho khác làm mặc định trước

Xem thêm

• Tạo phiếu nhập kho
• Tạo phiếu xuất kho
• Kiểm kho
• Đơn hàng

Câu hỏi thường gặp

Loại sản phẩm nào có tồn kho?

Chỉ Hàng hoá. Dịch vụ, Gói buổi và Combo không có tồn kho và không chạm vào kho.

Vì sao bán được khi kho đã hết?

Xác nhận đơn luôn cho bán dù tồn xuống âm, để không mất đơn khi hàng đã về mà chưa nhập phiếu. Ngoại lệ: hàng theo lô thì không bán vượt số lượng các lô còn hạn.

Lập phiếu xuất vượt tồn được không?

Không. Phiếu xuất vượt tồn bị chặn cứng. Hao hụt hoặc mất hàng xử lý bằng Kiểm kho, không ép bằng phiếu xuất.

Lô đã hết hạn có bán được không?

Không bao giờ, kể cả khi nhân viên chọn tay lô đó.

Cảnh báo tồn thấp có gửi liên tục không?

Không. Chỉ cảnh báo đúng lúc tồn vừa xuống dưới ngưỡng, không lặp lại khi vẫn đang dưới ngưỡng.

Vì sao sản phẩm của tôi không vào danh sách Cần đặt hàng?

Danh sách này dùng mức tồn tối thiểu của sản phẩm. Nếu mức tối thiểu để trống hoặc bằng 0 thì sản phẩm không được theo dõi. Tồn của tất cả kho được cộng lại rồi so với mức tối thiểu.