Đơn hàng: vòng đời một đơn, các trạng thái và cách tính doanh thu

Màn Đơn hàng gom mọi đơn của cơ sở. Bài này giải thích một đơn đi qua những bước nào và hệ thống làm gì ở từng bước, để anh/chị đọc số liệu cho đúng.

Khi nào dùng màn này

• Tìm một đơn theo mã hoặc tên khách.
• Xem đơn nào chưa được xác nhận, chưa thu tiền hoặc chưa giao.
• Kiểm tra số đơn và số tiền trước khi đối chiếu với Báo cáo.

FLY.VN

Mỗi dòng là một đơn, mã có dạng DH-202609-0049 (DH, năm tháng, số thứ tự trong tháng).

Vòng đời một đơn

Bước	Trạng thái đơn	Hệ thống làm gì
1. Tạo đơn	Chờ xác nhận, thanh toán Chưa thanh toán	Chỉ lưu đơn. Chưa trừ kho, chưa ghi công nợ.
2. Xác nhận đơn	Đã xác nhận	Ghi công nợ cho khách (nếu đơn có khách cụ thể), trừ kho hàng hoá, ghi lại giá vốn tại thời điểm bán
3. Chuẩn bị và giao	Đang xử lý, Đang giao, Đã giao	Theo dõi vận đơn, xem bài Vận chuyển
Nhánh: hủy	Đã hủy	Chỉ khi chưa giao hàng, xem bài Hủy đơn và trả hàng
Nhánh: trả hàng	Đã hoàn	Khi khách đã nhận hàng, xem bài Hủy đơn và trả hàng

Điểm dễ hiểu sai: tạo đơn chưa làm thay đổi kho hay công nợ. Chỉ khi xác nhận đơn thì kho và công nợ mới thay đổi.

Khi ai đó thu tiền cho đơn đang Chờ xác nhận, hệ thống tự xác nhận đơn trước rồi mới ghi tiền, để tiền không bao giờ nằm ở đơn "chưa tồn tại chính thức".

Trạng thái thanh toán tính thế nào

Hệ thống so số tiền đã thu với tổng tiền đơn, cùng một cách tính ở mọi màn hình:

• Đã thu bằng 0: Chưa thanh toán
• Đã thu ít hơn tổng tiền: Một phần
• Đã thu đúng bằng tổng tiền: Đã thanh toán
• Đã thu nhiều hơn tổng tiền: Thừa tiền
• Đơn đã trả hàng hoặc hoàn tiền: Đã hoàn (trạng thái cuối, không đổi nữa)

Ví dụ: đơn 1.100.000đ, khách trả 500.000đ thì đơn là Một phần. Khách trả thêm 600.000đ thì thành Đã thanh toán.

Tìm và lọc

1. Gõ mã đơn hoặc tên khách vào ô tìm.
2. Chọn thời gian: Tháng này, 7 ngày qua, Hôm nay, Tất cả hoặc Chọn khoảng ngày….
3. Chọn thanh toán: Mọi thanh toán, Chưa thanh toán, Một phần, Đã thanh toán.
4. Bấm chip trạng thái để xem từng nhóm. Số bên cạnh là số đơn đang ở trạng thái đó.

Đơn nào được tính vào doanh thu

Báo cáo tính đơn có ngày tạo trong kỳ và đang ở một trong bốn trạng thái: Đã xác nhận, Đang xử lý, Đang giao, Đã giao. Không tính Nháp, Chờ xác nhận, Đã hủy, Đã hoàn.

Ví dụ trong dữ liệu mẫu: có 49 đơn trong tháng, trong đó 42 đơn Chờ xác nhận, 6 đơn Đã xác nhận, 1 đơn Đã hủy. Báo cáo chỉ tính 6 đơn. Muốn số này đúng thực tế, hãy xác nhận các đơn đã chốt bán.

Hay nhầm

• Đơn chưa thu tiền vẫn là doanh thu nếu đã xác nhận. Tiền chưa thu nằm ở công nợ.
• Bán vượt tồn không bị chặn. Trừ trường hợp hàng quản lý theo lô mà lô đã hết hạn: hệ thống chặn cứng.
• Đơn giao rồi thì không hủy được. Dùng trả hàng.

Xem thêm

• Làm sao để tạo đơn hàng mới
• Hủy đơn và trả hàng
• Thanh toán và công nợ
• Báo cáo

Câu hỏi thường gặp

Vì sao tôi có 49 đơn nhưng Báo cáo chỉ tính 6 đơn?

Báo cáo chỉ tính đơn đã chốt bán (Đã xác nhận, Đang xử lý, Đang giao, Đã giao). Đơn Chờ xác nhận, Nháp, Đã hủy và Đã hoàn không nằm trong doanh thu. Nếu phần lớn đơn của bạn đang Chờ xác nhận thì số đơn trong Báo cáo sẽ ít hơn nhiều so với danh sách Đơn hàng.

Đơn chưa thu tiền có tính vào doanh thu không?

Có, nếu đơn đã Đã xác nhận trở lên. Tiền chưa thu là khoản phải thu (công nợ), không phải chưa bán được.

Tại sao số tồn kho có thể âm sau khi bán?

Hệ thống vẫn cho bán vượt tồn để không mất đơn khi hàng thật đã về mà chưa kịp nhập phiếu. Số âm chỉ là dấu hiệu cần nhập kho hoặc kiểm kho lại.

Trạng thái Thừa tiền là gì?

Khách chuyển nhiều hơn số cần trả. Hệ thống ghi đúng số tiền thật nhận được, không tự bớt phần thừa.

Khác nhau giữa trạng thái đơn và trạng thái thanh toán?

Trạng thái đơn cho biết đơn đang ở bước nào (chờ xác nhận, đang giao...). Trạng thái thanh toán chỉ cho biết đã thu bao nhiêu tiền. Hai cái độc lập, ví dụ đơn Đã giao vẫn có thể Chưa thanh toán.