Hướng dẫn từng bước

Thanh toán và công nợ: thu tiền, tự đối soát chuyển khoản và xử lý giao dịch chưa khớp

Đơn hàng và tiền7 phút đọcAi làm được: Mọi ngườiCập nhật 30/09/2026

Màn Thanh toán cho biết tiền vào, khách còn nợ bao nhiêu và giao dịch nào cần anh/chị xử lý. Tiền thu cho từng đơn được ghi ở trang chi tiết đơn hoặc ở tab Công nợ; màn này gom mọi khoản lại để đối chiếu.

Lưu ý

Ảnh trong bài chụp từ tài khoản dùng thử của FLY.VN, số liệu và tên khách là dữ liệu mẫu.

Khi nào dùng

Khách trả tiền tại quầy hoặc chuyển khoản cho một đơn: ghi nhận ngay ở đơn.
Cuối ngày cần biết khách nào còn nợ để thu: tab Công nợ.
Tra một khoản tiền đã vào lúc nào, qua kênh nào: tab Nhật ký giao dịch.
Hãng vận chuyển đã giao đơn COD, cần đối chiếu tiền thu hộ: tab Đối soát COD.
Đơn đã hủy mà khách đã trả tiền, cần ghi nhận đã trả lại: tab Chờ hoàn tiền.

Các bước

Ghi nhận tiền cho một đơn

Mở đơn ở Đơn hàng, bấm Ghi nhận thanh toán. Hộp thoại hiện Tổng đơn, Đã trả, Còn phải trả. Chọn Hình thức (Tiền mặt, Chuyển khoản, Đối trừ COD, hoặc Thẻ trả trước khi khách còn số dư), nhập Số tiền thu, bấm Ghi nhận. Nút chỉ hiện khi đơn còn nợ.

Thu nợ nhiều đơn của một khách

Vào Thanh toán → tab Công nợ, bấm Thu nợ ở dòng khách. Xem chi tiết ở bài Thu nợ khách hàng.

Gạch nợ đơn COD đã khớp

Tab Đối soát COD → mục Khớp COD — sẵn sàng gạch nợ, tick các đơn rồi bấm Gạch nợ hàng loạt và xác nhận. Đơn ở mục Lệch COD — cần xử lý thì bấm Khiếu nại hoặc Settle dù lệch (bắt buộc nhập lý do).

Ghi nhận đã hoàn tiền

Hệ thống không tự chuyển tiền ra: bạn chuyển khoản hoặc đưa tiền mặt cho khách trước. Sau đó ở tab Chờ hoàn tiền bấm Xử lý hoàn tiền, chọn Hình thức hoàn tiền, thêm Ghi chú (tùy chọn), bấm Xác nhận đã hoàn tiền. Thao tác này không hoàn tác được.

Bốn thẻ số ở đầu màn

Thu nhập tháng này: tiền đã thu trong tháng.
Tổng nợ chờ thu (số đỏ): tổng tiền khách còn nợ.
Tổng trị giá hoàn hàng.
Giao dịch chờ duyệt tay: số giao dịch chuyển khoản chưa khớp được đơn nào (xem bên dưới).

Bốn tab: Nhật ký giao dịch, Công nợ, Đối soát COD, Chờ hoàn tiền. Ở Tổng quan, nút Thu tiền mở thẳng tab Công nợ.

Công nợ tính thế nào

Mỗi khách có một sổ ghi từng lần tăng và giảm nợ. Không sửa hay xoá dòng cũ:

Khi đơn được xác nhận: nợ tăng đúng bằng tổng tiền đơn.
Mỗi lần khách trả tiền: nợ giảm đúng số tiền trả.
Khi hủy hoặc trả hàng đơn đã xác nhận: nợ được đảo đúng bằng số đã ghi tăng.

Công nợ hiện tại của khách = cộng dồn mọi dòng trên. Số này có thể âm khi khách trả thừa.

Ví dụ: khách có đơn 1.100.000đ, trả trước 500.000đ. Công nợ = 1.100.000 − 500.000 = 600.000đ. Sau đó hủy đơn: nợ đảo về 0 và 500.000đ khách đã trả vào danh sách cần hoàn.

Các cách thu tiền

Khi ghi nhận thu tiền cho đơn đang Chờ xác nhận, hệ thống tự xác nhận đơn trước rồi mới ghi tiền.

Phương thức	Hệ thống làm gì
Tiền mặt	Ghi tiền và tự sinh phiếu thu trong Sổ quỹ
Thẻ trả trước	Đơn phải có khách cụ thể. Trừ thẳng số dư thẻ của khách. Không đủ số dư thì bị chặn: ghi phần bằng số dư thẻ trước, phần còn lại ghi thêm một lần bằng hình thức khác
COD, chuyển khoản, MoMo, VNPay, đặt cọc	Chỉ ghi số tiền, không sinh phiếu thu

Thu tiền tay có mã chống trùng nên bấm đúp không ghi hai lần.

Ai làm được gì

Việc	Vai trò có quyền
Xem màn Thanh toán	Chủ shop, Quản trị viên, Quản lý, Kế toán, Bán hàng, CSKH
Ghi nhận thanh toán, thu nợ	Chủ shop, Quản trị viên, Quản lý, Kế toán, Bán hàng
Đối soát COD, ghi nhận hoàn tiền	Chủ shop, Quản trị viên, Quản lý, Kế toán

Vai trò tự tạo không được cấp các quyền ghi tiền này. Ở các tab Công nợ, Đối soát COD và Chờ hoàn tiền, người thiếu quyền vẫn thấy nút nhưng nút bị mờ.

Chuyển khoản tự khớp đơn

Khi cơ sở đã kết nối SePay (xem bài Tài khoản nhận tiền), hệ thống tự nhận chuyển khoản:

Tìm trong nội dung chuyển khoản một mã đơn dạng DH kèm ít nhất 10 chữ số.
Chỉ tự khớp khi tìm được đúng một đơn đang Chờ xác nhận hoặc Đã xác nhận và chưa thanh toán đủ.
Số tiền ghi luôn là số tiền thật khách chuyển, kể cả thiếu hay thừa. Hệ thống không tự bỏ qua phần chênh lệch.
SePay gửi lại cùng một giao dịch thì không bị ghi trùng.
Ngoài mã đơn, hệ thống còn nhận mã đặt cọc lịch hẹn (COC + 8 ký tự), mã nạp ví và mã gói dịch vụ.

Mẹo: dặn khách ghi đúng mã đơn (ví dụ DH202609…) vào nội dung chuyển khoản.

Khi giao dịch báo Chưa khớp

Giao dịch vào mục giao dịch chờ duyệt tay khi:

Không tách được mã đơn từ nội dung chuyển khoản.
Mã tách được không khớp đơn nào.
Mã khớp nhiều hơn một đơn.

Đây không phải phê duyệt cấp trên, chỉ là máy không tự chọn được đơn.

Cảnh báo

Hiện chưa có màn hình để mở từng giao dịch chưa khớp và gán vào đơn: thẻ Giao dịch chờ duyệt tay chỉ hiện số lượng. Trong lúc chờ, đối chiếu sao kê ngân hàng rồi ghi nhận tay ở đơn đúng bằng Ghi nhận thanh toán → Chuyển khoản. Số trên thẻ không tự giảm khi bạn ghi tay.

Đối soát COD

Tab Đối soát COD đối chiếu tự động với hãng vận chuyển, không phải nhập tay:

Khi bạn bấm Đồng bộ từ GHN (hoặc GHTK) trên trang đơn và hãng báo Đã giao có tiền COD, hệ thống tự ghi tiền vào đơn. Chỉ GHN và GHTK được tự ghi; Viettel Post chưa hỗ trợ thu hộ COD.
Các đơn được xếp vào hàng đợi: lệch tiền (xử lý tay) và khớp (gạch nợ hàng loạt).
Nếu đơn đã có khoản thu COD ghi tay ở quầy, hệ thống bỏ qua việc ghi tiền lần hai để không ghi trùng, vẫn đóng dấu đã đối soát.
Nếu hãng báo khách trả cước tại điểm giao, số COD hãng giữ không phải số khách đã đưa, hệ thống không ghi tiền, bạn xử lý tay.

Số ghi nhận là số khách đưa cho shipper, chưa trừ phí ship và phí hoàn của hãng.

Lỗi thường gặp

Thông báo	Nguyên nhân	Cách xử lý
Bạn không có quyền ghi nhận thanh toán.	Vai trò không có quyền ghi tiền	Nhờ người có quyền (bảng trên)
Số tiền vượt phần còn phải thu (còn …đ).	Nhập nhiều hơn số đơn còn thiếu	Nhập không quá Còn phải trả
Đơn hàng không ở trạng thái cho phép thanh toán.	Đơn đã hủy hoặc đã hoàn	Kiểm tra lại trạng thái đơn
Số dư thẻ trả trước không đủ: còn …đ.	Số tiền lớn hơn số dư thẻ	Ghi bằng số dư thẻ, phần còn lại chọn hình thức khác
Đơn hàng vừa được thay đổi, vui lòng thử lại.	Có người vừa ghi tiền cho cùng đơn	Tải lại trang rồi làm lại
Đơn ĐÃ GIAO nhưng hãng báo khách trả cước tại điểm giao…	Số COD của hãng không phải số khách đưa	Ghi nhận tay theo bảng đối soát của hãng
Hãng chưa giao / chưa thu COD — chưa thể gạch nợ.	Hãng chưa báo đã giao	Đợi hãng cập nhật rồi đồng bộ lại

Xem thêm

Câu hỏi thường gặp

Vì sao một giao dịch chuyển khoản báo Chưa khớp?

Hệ thống không tự đoán đơn. Chưa khớp khi không tách được mã đơn từ nội dung chuyển khoản, mã tách được không thuộc đơn nào, hoặc mã khớp nhiều hơn một đơn. Hiện chưa có màn hình gán giao dịch vào đơn; bạn đối chiếu sao kê rồi ghi nhận tay ở đơn đúng.

Công nợ của khách âm nghĩa là gì?

Khách đang có tiền dư ở cơ sở (trả thừa hoặc còn tín dụng). Không phải lỗi.

Thu tiền mặt có tự sinh phiếu thu không?

Có. Chỉ thanh toán bằng tiền mặt mới tự sinh phiếu thu trong Sổ quỹ. Chuyển khoản, MoMo, VNPay không sinh phiếu thu.

Nhân viên có thu vượt tổng tiền đơn được không?

Không. Nhân viên nhập tay mặc định không thu vượt tổng tiền đơn. Chỉ chuyển khoản tự khớp qua SePay mới ghi đúng số tiền thật khi khách chuyển dư.

Thẻ trả trước không đủ số dư thì sao?

Giao dịch bị chặn: "Số dư thẻ trả trước không đủ: còn …đ." Ghi phần bằng số dư thẻ trước, phần còn lại chọn hình thức khác, hoặc nạp thêm thẻ.

Tab Đối soát COD phải nhập tay không?

Phần lớn là tự động. Khi bạn bấm Đồng bộ từ GHN (hoặc GHTK) ở đơn và hãng (GHN, GHTK) báo Đã giao có COD, hệ thống tự ghi tiền. Tab này hiện các đơn lệch tiền để xử lý tay và các đơn khớp để gạch nợ hàng loạt.

Hoàn tiền cho khách hệ thống có tự chuyển không?

Không. Hệ thống chỉ ghi sổ. Bạn tự chuyển khoản hoặc đưa tiền mặt rồi ghi nhận đã hoàn.

Bài này có giúp ích không?

Cập nhật 30/09/2026