Hướng dẫn từng bước
Làm sao để lập phiếu thu và phiếu chi tiền mặt
Phiếu thu, phiếu chi tay dùng để ghi khoản tiền mặt vào hoặc ra quỹ không thuộc đơn hàng nào. Phiếu vào thẳng Sổ quỹ và làm đổi tồn quỹ tiền mặt.
Khi nào dùng
- Chi tiền điện nước, mua văn phòng phẩm, trả tiền ship lẻ bằng tiền mặt.
- Thu nợ cũ ngoài đơn, thu tiền thanh lý đồ.
- Tạm ứng tiền mặt cho nhân viên.
- Bù trừ một phiếu đã lập sai.
Không dùng cho tiền thu của đơn hàng, hoàn tiền đơn, trả hàng hay cọc lịch hẹn: các phiếu đó tự sinh.
Lập phiếu thu
Vào Sổ quỹ rồi bấm Lập phiếu thu ở góc trên.
Nhập số tiền
Số tiền (bắt buộc) chỉ nhận chữ số, đơn vị đồng, phải lớn hơn 0. Bên dưới hiện số đã chia nhóm để bạn đọc lại.
Nhập lý do
Lý do là bắt buộc, tối đa 1.000 ký tự, ví dụ "Thu nợ khách lẻ". Lý do rõ ràng giúp kế toán đối chiếu sau này.
Người nộp tiền và ngày lập
Người nộp tiền không bắt buộc. Ngày lập mặc định hôm nay; đổi ngày thì phiếu tính vào tháng của ngày đó.
Lập phiếu
Bấm Lập phiếu thu. Kết quả: thông báo Đã lập phiếu kèm số phiếu; phiếu mới hiện trong danh sách, Tổng thu và Tồn quỹ tăng.
Nút lập phiếu chỉ bấm được khi đã có số tiền lớn hơn 0 và lý do.
Lập phiếu chi
Bấm Lập phiếu chi. Các ô giống phiếu thu: Số tiền, Lý do (ví dụ "Chi tiền điện tháng 8"), Người nhận tiền, Ngày lập. Bấm Lập phiếu chi để lưu; Tổng chi tăng và Tồn quỹ giảm.
Quyền, ca và giới hạn
- Phiếu thu cần quyền ghi nhận thanh toán; phiếu chi cần quyền hoàn tiền. Người thiếu quyền sẽ không thấy nút tương ứng. Với vai trò có sẵn, chỉ Chủ shop, Quản trị viên, Quản lý và Kế toán vừa mở được Sổ quỹ vừa lập được cả hai loại phiếu.
- Phiếu tay luôn là tiền mặt, luôn tính vào tồn quỹ.
- Nếu đang có ca mở, phiếu gắn vào ca và cộng (thu) hoặc trừ (chi) vào tiền dự kiến lúc đóng ca. Ca gắn theo thời điểm bấm lập, không theo ô Ngày lập.
- Phiếu đã lập không sửa, không xoá được.
Lỗi thường gặp
| Thông báo | Cách xử lý |
|---|---|
| Bạn không có quyền lập phiếu thu. / Bạn không có quyền lập phiếu chi. | Nhờ Chủ shop, Quản lý hoặc Kế toán lập |
| Số tiền phải > 0 | Nhập số tiền lớn hơn 0 |
| Số tiền vượt giới hạn / Số tiền vượt giới hạn cho phép. | Số quá lớn, kiểm tra lại số chữ số |
| Vui lòng nhập lý do / Lý do quá dài | Nhập lý do, rút gọn dưới 1.000 ký tự |
| Ngày không hợp lệ | Chọn lại ngày có thật trên lịch |
Lập sai thì làm gì
Không có nút hủy phiếu. Ví dụ đã chi nhầm 5.000.000đ thay vì 500.000đ: lập phiếu thu 4.500.000đ với lý do "Điều chỉnh phiếu chi số … lập nhầm". Tồn quỹ trở về đúng, và cả hai phiếu vẫn lưu lại để đối chiếu.
Xem thêm
Câu hỏi thường gặp
Thu tiền đơn hàng có phải lập phiếu tay không?
Không. Khi thu tiền mặt cho đơn, phiếu thu đã tự sinh với lý do Thu tiền đơn hàng DH-…. Phiếu tay dùng cho khoản không thuộc đơn nào.
Nhân viên nào lập được phiếu?
Phiếu thu cần quyền ghi nhận thanh toán, phiếu chi cần quyền hoàn tiền. Với vai trò có sẵn, cả hai nút hiện cho Chủ shop, Quản trị viên, Quản lý và Kế toán. Ai thiếu quyền thì nút tương ứng không hiện.
Lập nhầm số tiền thì sửa thế nào?
Phiếu không sửa hay xoá được. Lập thêm một phiếu ngược lại (thu bù chi, chi bù thu) và ghi lý do.
Phiếu tay có gắn với ca làm việc không?
Có, nếu lúc bấm lập đang có ca mở. Phiếu gắn vào ca đó và được tính vào tiền dự kiến khi đóng ca. Không có ca mở thì phiếu không thuộc ca nào.
Bấm Lập phiếu hai lần có ra hai phiếu không?
Không. Trong cùng một lần mở hộp thoại, bấm lặp lại chỉ tạo một phiếu và báo Phiếu đã được lập trước đó.
Cập nhật 30/09/2026