Hướng dẫn từng bước
Sổ quỹ: phiếu thu chi, mở đóng ca và cách tính tồn quỹ tiền mặt
Sổ quỹ ghi tiền mặt vào và ra của cơ sở, để biết cuối ca quỹ phải còn bao nhiêu và thực tế lệch bao nhiêu.
Khi nào dùng
- Đầu ngày: mở ca, nhập tiền đầu ca.
- Trong ngày: xem phiếu thu chi và lập phiếu tay cho khoản ngoài đơn hàng.
- Cuối ngày: đóng ca, so tiền thực đếm với tiền dự kiến.
Đọc màn: dòng trạng thái ca (Ca: Chưa mở hoặc Ca đang mở từ …) với nút Mở ca, Đóng ca; hai chế độ Theo kỳ và Theo ca. Ở Theo kỳ có ba thẻ Tổng thu, Tổng chi, Tồn quỹ (tồn quỹ cộng dồn đến hết tháng đang chọn), bộ lọc Tất cả / Phiếu thu / Phiếu chi, chọn tháng và nút Xuất Excel (chỉ hiện trên máy tính). Theo ca liệt kê các ca đã đóng, bấm một ca để xem Chi tiết ca và các phiếu trong ca.
Phiếu nào tự sinh, phiếu nào phải lập tay
Bạn không phải lập phiếu cho các nghiệp vụ sau, hệ thống tự sinh:
| Phiếu | Tự sinh khi |
|---|---|
| Thu | Khách thanh toán đơn bằng tiền mặt; thu cọc giữ lịch hẹn bằng tiền mặt tại quầy |
| Chi | Hủy đơn đã thanh toán có hoàn tiền; trả hàng có hoàn tiền; hoàn cọc giữ lịch hẹn |
Phiếu chi hoàn tiền sinh cho mọi cách hoàn, nhưng chỉ phiếu tiền mặt mới hiện trong danh sách Theo kỳ và được tính vào tồn quỹ. Những việc không sinh phiếu tiền mặt:
- Khách trả bằng chuyển khoản, MoMo, VNPay.
- Cọc thu qua chuyển khoản online (SePay tự nhận diện).
- Mất cọc (khách không đến): tiền đã nằm trong quỹ từ lúc thu cọc, chỉ đổi nhãn.
Phiếu tự sinh có lý do dạng "Thu tiền đơn hàng DH-…" hoặc "Hoàn tiền đơn hàng …". Phiếu tay dùng cho khoản không thuộc đơn nào, xem bài Lập phiếu thu và phiếu chi.
Các bước mở ca và đóng ca
Mở ca
Bấm Mở ca. Trong hộp Mở ca bán hàng, nhập Tiền mặt đầu ca (đếm tay, được nhập 0) rồi bấm Xác nhận mở ca. Hệ thống không tự lấy số dư ca trước. Từ lúc này mọi phiếu thu chi mới đều gắn vào ca; phiếu lập khi chưa mở ca thì không thuộc ca nào.
Đóng ca
Bấm Đóng ca. Hộp Đóng ca bán hàng hiện Tiền đầu ca; bạn nhập Tiền thực đếm và Ghi chú (không bắt buộc), rồi bấm Đóng ca. Màn không hiện số dự kiến trước khi đóng: hệ thống chỉ tính và chốt lúc bạn bấm.
Xem kết quả
Thông báo hiện Đóng ca thành công kèm Dư …đ, Thiếu …đ hoặc Khớp quỹ. Ca đã đóng nằm ở chế độ Theo ca với Dự kiến trong quỹ, Tiền thực đếm, Chênh lệch.
Cách tính khi đóng ca:
Dự kiến trong quỹ = Tiền đầu ca + phiếu thu tiền mặt trong ca − phiếu chi tiền mặt trong ca
Chênh lệch = Tiền thực đếm − Dự kiến
Ví dụ: đầu ca 2.000.000đ, thu tiền mặt trong ca 5.500.000đ, chi 300.000đ. Dự kiến = 7.200.000đ. Đếm được 7.150.000đ thì báo Thiếu 50.000đ. Vẫn đóng ca được.
Quyền và giới hạn
- Xem Sổ quỹ: Chủ shop, Quản trị viên, Quản lý, Kế toán. Vai trò khác vào sẽ bị chuyển về trang tổng quan.
- Mở ca, đóng ca: ai có quyền ghi nhận thanh toán. Người đóng không cần là người mở ca; khi khác người, danh sách Theo ca ghi chú (khác người mở).
- Đóng ca ép buộc: chỉ Chủ shop và Quản trị viên. Trong hộp Đóng ca, bấm Đóng ca ép buộc, nhập Lý do đóng ép, rồi Xác nhận đóng ép. Vẫn phải nhập tiền thực đếm; chênh lệch được ghi lại và không hoàn tác được.
- Mỗi cơ sở chỉ mở một ca một lúc. Ca đã đóng không sửa được.
- Theo kỳ hiện tối đa 200 phiếu gần nhất (tổng vẫn tính đủ); Theo ca hiện 100 ca gần nhất.
Lỗi thường gặp
| Thông báo | Cách xử lý |
|---|---|
| Đã có một ca đang mở. | Đóng ca đang mở rồi mở ca mới |
| Bạn không có quyền mở ca. / Bạn không có quyền đóng ca. | Nhờ người có quyền ghi nhận thanh toán thao tác |
| POS đang bận (có giao dịch chưa xong), vui lòng thử đóng ca lại sau. | Đợi giao dịch đang chạy xong rồi đóng lại |
| Có giao dịch đang treo trên ca này, chưa force-close được. Kiểm tra máy POS rồi thử lại. | Kiểm tra máy POS trước khi đóng ép |
| Bạn không có quyền đóng ca ép buộc. | Nhờ Chủ shop hoặc Quản trị viên |
| Ca này đã được đóng. | Ca đã chốt; sai sót thì lập phiếu bù |
Không có nút hủy phiếu
Đây là thiết kế có chủ ý: phiếu đã lập là chứng từ, chỉ ghi thêm chứ không xoá hay sửa. Lập sai một phiếu thì lập thêm phiếu ngược lại để bù trừ và ghi lý do rõ ràng.
Xem thêm
Câu hỏi thường gặp
Lệch quỹ khi đóng ca có bị chặn không?
Không. Bạn vẫn đóng được ca, hệ thống chỉ ghi lại chênh lệch (thực đếm trừ dự kiến) và báo Dư, Thiếu hoặc Khớp quỹ. Không cần khớp đúng 100% mới đóng được.
Lập nhầm phiếu thì hủy được không?
Không có nút hủy hay sửa phiếu. Đây là chủ ý: phiếu là chứng từ kế toán. Lập nhầm thì lập thêm phiếu ngược lại để bù.
Cửa hàng mở được mấy ca cùng lúc?
Chỉ một ca tại một thời điểm. Muốn mở ca mới phải đóng ca đang mở.
Chuyển khoản có vào tồn quỹ không?
Không. Tồn quỹ và tiền dự kiến khi đóng ca chỉ tính phiếu tiền mặt. Khoản hoàn tiền bằng chuyển khoản vẫn có phiếu chi gắn với ca để tra cứu, nhưng ghi rõ Không tính vào quỹ tiền mặt.
Ca bị bỏ quên không đóng thì làm sao?
Chủ shop hoặc Quản trị viên dùng Đóng ca ép buộc, phải nhập tiền thực đếm và lý do. Vai trò Quản lý không có nút này.
Sửa được số tiền của ca đã đóng không?
Không. Ca đã đóng đã chốt, màn hình chỉ cho xem chi tiết. Sai sót xử lý bằng phiếu thu hoặc phiếu chi bù.
Cập nhật 30/09/2026