Hướng dẫn từng bước
Lịch hẹn: trạng thái, kiểm tra trùng lịch, nhắc lịch và trừ buổi gói
Lịch hẹn cho biết hôm nay và sắp tới ai đến, làm dịch vụ gì, ai phụ trách. Đây cũng là nơi duyệt lịch khách tự đặt và chốt buổi để trừ vào gói dịch vụ.
Ảnh trong bài chụp từ tài khoản dùng thử của FLY.VN, tên khách là dữ liệu mẫu.
Khi nào dùng
- Đầu ngày: xem ai đến, nhân viên nào bận giờ nào.
- Có lịch khách tự đặt cần duyệt hoặc từ chối.
- Khách làm xong, huỷ hoặc không đến: đổi trạng thái.
- Khách xin đổi giờ, đổi nhân viên: sửa lịch.
Các bước
Chọn cách xem
Vào Lịch hẹn. Chọn một trong bốn chế độ: Danh sách, Tuần, Ngày, Theo phòng, thiết bị (trên điện thoại ghi là Phòng). Bấm Hôm nay để quay về hôm nay, dùng hai mũi tên để lùi, tiến.
Mỗi dòng có giờ, thời lượng, khách, dịch vụ, người phụ trách (hiện Chưa chọn người nếu chưa gán), trạng thái và tiền cọc nếu có.
Lọc và tìm
Gõ vào ô tìm kiếm (dịch vụ, tên khách, số điện thoại). Lọc theo Trạng thái và Nhân viên. Ở chế độ Danh sách, chọn khoảng Từ hôm nay, Hôm nay, 7 ngày tới hoặc Chọn ngày…. Nút Chờ duyệt kèm số đếm chỉ hiện các lịch khách tự đặt đang chờ. Trên điện thoại, các bộ lọc nằm trong nút Lọc lịch hẹn.
Đổi trạng thái
Bấm vào nhãn trạng thái trên dòng và chọn trạng thái mới. Hoặc bấm vào dòng để mở chi tiết, dùng các nút ở mục Đổi trạng thái: Huỷ lịch, Vắng mặt, Xác nhận, Hoàn thành. Chọn Hoàn thành từ danh sách thì phải bấm thêm Xác nhận hoàn thành.
Duyệt lịch khách tự đặt
Mở chi tiết lịch Chờ duyệt (không đổi nhanh từ danh sách được). Bấm Duyệt, lịch thành Đã xác nhận. Hoặc bấm Từ chối, ghi lý do nếu muốn, rồi Xác nhận từ chối, lịch thành Đã huỷ.
Sửa lịch
Trong chi tiết, bấm Sửa lịch hẹn, đổi giờ, nhân viên, dịch vụ hoặc ghi chú, rồi bấm Lưu thay đổi.
Các trạng thái và vòng đời
| Trạng thái | Xuất hiện khi | Chuyển tiếp được sang |
|---|---|---|
| Chờ duyệt | Khách lạ tự đặt qua trang đặt lịch công khai | Đã xác nhận (duyệt) hoặc Đã huỷ (từ chối) |
| Chờ xác nhận y tế | Hệ thống phát hiện yếu tố cần người có chuyên môn xác nhận | Đã xác nhận hoặc Đã huỷ |
| Đã đặt | Nhân viên tạo trực tiếp | Đã xác nhận, Hoàn thành, Đã huỷ, Vắng mặt |
| Đã xác nhận | Đã được xác nhận | Hoàn thành, Đã huỷ, Vắng mặt |
| Hoàn thành, Đã huỷ, Vắng mặt | Trạng thái cuối | Không đổi nữa |
Chỉ lịch Đã đặt hoặc Đã xác nhận mới sửa được giờ, nhân viên, dịch vụ. Ghi chú luôn sửa được. Duyệt lịch Chờ duyệt có kiểm tra lại trùng lịch. Từ chối thì không cần kiểm tra vì đang giải phóng chỗ.
Quyền: Chủ shop, Quản lý, Bán hàng, CSKH, Lễ tân tạo, sửa và đổi trạng thái được. Chỉ xem và KTV chỉ xem được.
Tiền cọc: lịch có cọc đang giữ mà chuyển Đã huỷ hoặc Vắng mặt, hệ thống hỏi cách xử lý: Hoàn cọc, Giữ cọc hoặc Để sau. Chọn Để sau thì lịch mang nhãn Cọc chưa xử lý cho tới khi có người quyết.
Trùng lịch: khi nào cảnh báo, khi nào chặn
Hệ thống kiểm tra trùng theo nhân viên và khoảng thời gian, có tính thời gian dọn dẹp sau mỗi lịch nếu dịch vụ có cấu hình.
| Tình huống | Kết quả |
|---|---|
| Tạo lịch một dịch vụ, trùng nhân viên | Cảnh báo, lịch vẫn được lưu |
| Sửa lịch đã có, trùng nhân viên | Chặn cứng, không lưu |
| Tạo lịch có từ 2 dịch vụ, một dịch vụ trùng nhân viên | Chặn cứng cả lịch, dòng trùng tô đỏ |
| Trùng giường, phòng, máy khi gán từ màn tạo hoặc sửa lịch | Cảnh báo, vẫn gán |
| Trùng giường, phòng, máy khi kéo thả ở màn Theo phòng, thiết bị | Hiện hộp Vẫn xếp trùng?. Bấm Xếp trùng (có thể ghi lý do) để vẫn xếp, hệ thống ghi lại lần xếp chồng này |
Lịch Đã huỷ, Vắng mặt, Hoàn thành không tính vào kiểm tra trùng.
Nhắc lịch tự động
- Hệ thống quét theo giờ, không hẹn giờ riêng từng lịch, nên tin có thể trễ vài chục phút.
- Nhắc mặc định chỉ áp dụng cho lịch ở trạng thái Đã đặt. Lịch Đã xác nhận không được nhắc bằng cách này. Muốn nhắc cả hai, tự dựng kịch bản với sự kiện Sắp tới giờ hẹn.
- Nhắc trước 24 tiếng. Nhắc thêm trước 2 tiếng chỉ chạy khi cơ sở được bật; hiện chưa có màn tự bật trong ứng dụng.
- Có cơ chế chống gửi trùng cho cùng một lịch.
- Một ngày sau lịch hoàn thành, hệ thống gửi tin xin đánh giá, hoãn nếu khách đang có một lời mời đánh giá khác còn mở.
Trừ buổi trong gói dịch vụ
Khi lịch chuyển sang Hoàn thành và có gắn gói dịch vụ, hệ thống tự trừ 1 buổi. Lần trừ này ghi vào sổ và không tự hoàn. Chỉ lịch có đúng một dịch vụ mới gắn được gói.
Gói đã hết buổi, hết hạn, bị hủy hoặc tạm dừng thì lịch vẫn hoàn thành bình thường.
Lỗi thường gặp
| Thông báo | Nguyên nhân | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Khung giờ này vừa bị trùng với một lịch hẹn khác của nhân viên. Chọn giờ khác giúp tôi. | Sửa lịch sang giờ nhân viên đã bận | Chọn giờ khác hoặc đổi nhân viên |
| Khung giờ này vừa bị lấy trong lúc chờ duyệt. Đổi nhân viên hoặc giờ khác rồi thử lại. | Duyệt lịch Chờ duyệt nhưng nhân viên đã có lịch khác | Sửa giờ hoặc nhân viên, rồi duyệt lại |
| Lịch hẹn này vừa được người khác cập nhật trạng thái, vui lòng xem lại. | Hai người cùng đổi một lịch | Danh sách tự làm mới, kiểm tra lại trạng thái |
| Lịch hẹn này đã "Hoàn thành" nên không thể chuyển tiếp được nữa. | Lịch đã ở trạng thái cuối | Tạo lịch mới nếu khách hẹn lại |
| Tài khoản của bạn không có quyền đổi trạng thái lịch hẹn. Liên hệ chủ shop để được cấp quyền. | Vai trò chỉ được xem | Nhờ chủ shop đổi vai trò |
Xem thêm
Câu hỏi thường gặp
Vì sao tạo lịch được nhưng sửa lại bị chặn vì trùng?
Trùng nhân viên khi TẠO lịch một dịch vụ chỉ cảnh báo và vẫn cho lưu. Khi SỬA lịch đã có mà trùng thì chặn cứng, vì luôn còn cách giữ nguyên giờ cũ.
Lịch Chờ duyệt có giữ chỗ không?
Có. Lịch Chờ duyệt vẫn tính là chiếm chỗ trong kiểm tra trùng lịch dù chưa xác nhận.
Khách tự đặt lịch online có tự Đã xác nhận không?
Không. Lịch đặt qua trang công khai luôn vào Chờ duyệt, nhân viên bấm Duyệt rồi mới thành Đã xác nhận.
Gói dịch vụ hết buổi thì lịch có bị chặn không?
Không. Tiền không bao giờ chặn việc hoàn thành lịch. Lịch vẫn Hoàn thành bình thường, chỉ là buổi đó không trừ được vào gói.
Nhắc lịch gửi lúc nào, cho lịch nào?
Nhắc ZBS mặc định gửi khoảng 24 tiếng trước giờ hẹn, chỉ cho lịch ở trạng thái Đã đặt. Nhắc thêm trước 2 tiếng chỉ chạy khi cơ sở được bật, hiện chưa có màn tự bật trong ứng dụng. Hệ thống quét theo giờ nên tin có thể trễ vài chục phút.
Muốn nhắc cả lịch Đã xác nhận thì sao?
Tự dựng kịch bản dùng sự kiện Sắp tới giờ hẹn. Sự kiện này áp dụng cho cả lịch Đã đặt lẫn Đã xác nhận.
Lịch Hoàn thành, Đã huỷ, Vắng mặt có sửa được không?
Không. Đây là ba trạng thái cuối. Chỉ lịch Đã đặt hoặc Đã xác nhận mới sửa được giờ, nhân viên, dịch vụ.
Ai được đổi trạng thái lịch hẹn?
Các vai trò có quyền ghi lịch hẹn: Chủ shop, Quản lý, Bán hàng, CSKH, Lễ tân. Vai trò Chỉ xem và KTV chỉ xem được.
Cập nhật 30/09/2026