Hướng dẫn từng bước
Tra cứu: các trạng thái lịch hẹn
Mỗi lịch hẹn có một trạng thái cho biết lịch đang ở bước nào và bạn còn làm được gì với nó. Bài này liệt kê đủ 7 trạng thái, đường chuyển tiếp hợp lệ và các nhãn cọc hiện cạnh trạng thái.
Khi nào dùng
- Bạn thấy một nhãn trên dòng lịch và chưa chắc nghĩa của nó.
- Bạn không bấm được nút chuyển trạng thái và cần biết trạng thái hiện tại cho phép làm gì.
- Bạn muốn tìm riêng lịch cần duyệt hoặc cần xác nhận y tế.
Cách tìm trên màn hình
Mở danh sách lịch
Vào Lịch hẹn, chế độ Danh sách. Trạng thái hiện ở bên phải mỗi dòng. Trong chi tiết lịch, nhãn nằm ngay dưới tên dịch vụ.
Lọc theo trạng thái
Chọn ô Trạng thái để lọc một trong 7 trạng thái, hoặc Tất cả. Nút Chờ duyệt có số đếm chỉ lọc lịch Chờ duyệt. Trên điện thoại, các bộ lọc nằm trong nút Lọc lịch hẹn.
Đổi trạng thái
Bấm nhãn có mũi tên nhỏ trên dòng để chọn trạng thái kế tiếp. Hoặc bấm vào dòng, mở chi tiết và dùng mục Đổi trạng thái: Huỷ lịch, Vắng mặt, Xác nhận, Hoàn thành. Chọn Hoàn thành từ danh sách thì phải bấm thêm Xác nhận hoàn thành.
Bảng trạng thái
| Trạng thái | Ý nghĩa | Chuyển tiếp được sang | Sửa giờ, nhân viên, dịch vụ |
|---|---|---|---|
| Chờ duyệt | Khách tự đặt qua trang đặt lịch công khai, chờ lễ tân duyệt. Vẫn giữ chỗ | Đã xác nhận (nút Duyệt) hoặc Đã huỷ (nút Từ chối). Chỉ làm ở chi tiết lịch | Không |
| Chờ xác nhận y tế | Khách tự đặt nhưng hệ thống thấy chống chỉ định với dịch vụ. Không đòi cọc cho tới khi được xác nhận | Đã xác nhận hoặc Đã huỷ. Không sang thẳng Hoàn thành | Không, chỉ sửa ghi chú |
| Đã đặt | Lịch nhân viên tạo trực tiếp | Đã xác nhận, Hoàn thành, Đã huỷ, Vắng mặt | Có |
| Đã xác nhận | Lịch đã được xác nhận | Hoàn thành, Đã huỷ, Vắng mặt | Có |
| Hoàn thành | Khách đã làm xong. Nếu lịch gắn gói dịch vụ thì trừ 1 buổi | Không (trạng thái cuối) | Chỉ ghi chú |
| Đã huỷ | Lịch bị huỷ hoặc bị từ chối | Không (trạng thái cuối) | Chỉ ghi chú |
| Vắng mặt | Khách không đến | Không (trạng thái cuối) | Chỉ ghi chú |
Lịch Chờ duyệt không đổi nhanh được ở danh sách vì phải kiểm tra lại trùng lịch khi duyệt. Ở chi tiết lịch Chờ duyệt còn hiện khung xanh: Khách tự đặt qua trang đặt lịch. Duyệt để giữ chỗ và gửi xác nhận.
Ở chi tiết lịch đang chờ, đã đặt hoặc đã xác nhận, hộp đỏ Chống chỉ định hoặc hộp vàng Cần lưu ý hiện khi khách có yếu tố trùng với dịch vụ. Đây là cảnh báo, người duyệt vẫn quyết định.
Nhãn cọc cạnh trạng thái
| Nhãn | Nghĩa là |
|---|---|
| Cọc kèm số tiền | Cọc tiền mặt đang giữ |
| Đã cọc kèm số tiền | Cọc chuyển khoản online đã về, đang giữ hoặc đã trừ vào đơn |
| Chưa cọc | Khách được yêu cầu cọc nhưng tiền chưa về |
| Cọc chưa đủ kèm số đã nhận trên số cần | Khách chuyển thiếu |
| Cọc cần đối soát | Có tiền chuyển đến nhưng hệ thống không tự ghi được, cần người kiểm tra |
| Cọc chưa xử lý kèm số tiền | Lịch đã ở trạng thái cuối (Hoàn thành, Đã huỷ, Vắng mặt) mà cọc vẫn đang giữ, cần hoàn, giữ hoặc trừ vào đơn |
Chi tiết xử lý cọc xem bài Cọc giữ chỗ.
Ai xem và đổi được
| Việc | Vai trò |
|---|---|
| Xem lịch hẹn | Chủ shop, Quản trị viên, Quản lý, Bán hàng, CSKH, Lễ tân, KTV, Chỉ xem |
| Tạo, sửa, đổi trạng thái, duyệt, từ chối | Chủ shop, Quản trị viên, Quản lý, Bán hàng, CSKH, Lễ tân |
Kế toán và Kho/Giao vận không có quyền vào Lịch hẹn. KTV và Chỉ xem chỉ xem, không có nút đổi trạng thái.
Giới hạn
- Lịch Chờ duyệt và Chờ xác nhận y tế không nhận tin nhắc lịch tự động, vì nhắc mặc định chỉ chạy cho lịch Đã đặt.
- Không nhảy thẳng từ Chờ duyệt hoặc Chờ xác nhận y tế sang Hoàn thành hay Vắng mặt: lịch chưa được chấp nhận thì chưa diễn ra.
- Trạng thái cuối không có đường quay lại.
Lỗi thường gặp
| Thông báo | Nguyên nhân | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Lịch hẹn này đã "Hoàn thành" nên không thể chuyển tiếp được nữa. | Lịch ở trạng thái cuối (tên trạng thái trong dấu ngoặc có thể là Đã huỷ hoặc Vắng mặt) | Tạo lịch mới nếu khách hẹn lại |
| Lịch hẹn này đã ở trạng thái "…" rồi, không cần đổi nữa. | Bạn chọn đúng trạng thái đang có | Không cần làm gì |
| Lịch hẹn không thể chuyển sang trạng thái này, vui lòng xem lại. | Đường chuyển không hợp lệ, ví dụ Đã đặt sang Chờ duyệt | Xem bảng trên để chọn trạng thái kế tiếp hợp lệ |
| Lịch hẹn này vừa được người khác cập nhật trạng thái, vui lòng xem lại. | Hai người đổi cùng lúc | Danh sách tự làm mới, xem lại rồi thao tác |
| Khung giờ này vừa bị lấy trong lúc chờ duyệt. Đổi nhân viên hoặc giờ khác rồi thử lại. | Khi Duyệt, nhân viên đã có lịch khác cùng giờ | Đổi nhân viên hoặc giờ rồi duyệt lại |
| Tài khoản của bạn không có quyền đổi trạng thái lịch hẹn. Liên hệ chủ shop để được cấp quyền. | Vai trò chỉ được xem | Nhờ chủ shop |
Xem thêm
Câu hỏi thường gặp
Chờ duyệt và Chờ xác nhận y tế khác nhau thế nào?
Cả hai đều là lịch khách tự đặt qua trang đặt lịch công khai. Chờ duyệt là lịch bình thường chờ lễ tân duyệt. Chờ xác nhận y tế là lịch hệ thống phát hiện chống chỉ định với dịch vụ, cần người có chuyên môn xem trước khi xác nhận.
Nút Chờ duyệt cạnh ô lọc có hiện lịch Chờ xác nhận y tế không?
Không. Nút đó và số đếm trên nó chỉ tính lịch Chờ duyệt. Muốn xem lịch Chờ xác nhận y tế, chọn nó ở ô lọc Trạng thái.
Lịch Đã đặt và Đã xác nhận khác nhau ở đâu?
Đã đặt là lịch nhân viên tạo trực tiếp. Đã xác nhận là lịch đã được xác nhận, hoặc lịch khách tự đặt sau khi được duyệt. Cả hai đều sửa được giờ, nhân viên, dịch vụ.
Lịch Hoàn thành, Đã huỷ, Vắng mặt có mở lại được không?
Không. Đây là ba trạng thái cuối, không có nút chuyển tiếp. Nếu khách hẹn lại, tạo lịch mới.
Cập nhật 30/09/2026