Cọc giữ chỗ lịch hẹn: thu cọc, áp vào đơn, hoàn cọc và giữ cọc

Cọc giữ chỗ là khoản khách trả trước để giữ lịch hẹn, giảm tình trạng khách đặt rồi không đến. Tiền cọc sau đó được trừ vào đơn hàng của buổi làm, hoàn lại cho khách, hoặc cơ sở giữ lại khi khách vi phạm cam kết.

Khi nào dùng

• Khách đặt khung giờ đông (cuối tuần, ngày lễ) hoặc gói dịch vụ dài, cơ sở muốn khách trả trước một phần.
• Khách đặt lịch qua trang đặt lịch công khai và cơ sở yêu cầu chuyển khoản cọc.
• Khách huỷ lịch có báo trước: hoàn cọc.
• Khách không đến, không báo: cơ sở giữ cọc.
• Khách đến làm xong, đã có đơn: trừ cọc vào đơn.

Các bước

Mọi thao tác cọc nằm ở mục Tiền cọc trong chi tiết lịch hẹn. Vào Lịch hẹn, bấm vào lịch cần xử lý.

Khi đổi lịch sang Đã huỷ hoặc Vắng mặt mà cọc vẫn đang giữ, hệ thống hỏi ngay: Lịch đã huỷ — xử lý tiền cọc? hoặc Khách vắng mặt — xử lý tiền cọc? Chọn Hoàn cọc, Giữ cọc (mở hộp Tịch thu cọc) hoặc Để sau. Chọn Để sau thì không ghi gì, cọc vẫn đang giữ và lịch mang nhãn Cọc chưa xử lý cho tới khi bạn xử lý.

Cọc chuyển khoản online

Bật ở Cài đặt → Đặt lịch trực tuyến → thẻ Cọc giữ chỗ: gạt Bật cọc giữ chỗ, nhập Số tiền cọc (từ 10.000đ đến 50.000.000đ), bấm Lưu thay đổi. Khách đặt lịch trên trang công khai sẽ nhận mã chuyển khoản bắt đầu bằng COC và mã QR. Khi tiền về, hệ thống tự ghi cọc. Cọc chuyển khoản không sinh phiếu thu Sổ quỹ vì tiền không vào két.

Trạng thái, quyền và giới hạn

Trạng thái cọc	Ý nghĩa	Thao tác tiếp
Đang giữ cọc	Đã thu, chưa quyết định	Trừ vào đơn, Hoàn cọc, Không hoàn cọc
Đã áp vào đơn	Đã trừ vào một đơn	Hoàn tiền (nếu cần) ở đơn hàng đó
Đã hoàn	Đã trả lại khách	Thu cọc mới nếu lịch chưa kết thúc
Đã tịch thu	Cơ sở giữ lại, có ghi lý do	Thu cọc mới nếu lịch chưa kết thúc

Thao tác	Chủ shop, Quản trị viên, Quản lý	Bán hàng
Thu cọc	Có	Có
Trừ vào đơn	Có	Có
Không hoàn cọc (tịch thu)	Có	Có
Hoàn cọc	Có	Không

Nút nào bạn không có quyền sẽ bị ẩn.

• Nút Thu cọc không hiện trên lịch đã Hoàn thành, Đã huỷ hoặc Vắng mặt.
• Mỗi lịch chỉ có một cọc đang giữ.
• Chỉ áp cọc vào đơn cùng khách, và số cọc không được lớn hơn số còn phải thu của đơn.
• Chỉ hoàn hoặc tịch thu cọc đang giữ. Cọc đã áp vào đơn thì hoàn tiền tại đơn hàng đó.
• Lịch Hoàn thành mà cọc vẫn đang giữ cũng mang nhãn Cọc chưa xử lý: thường là bạn cần trừ cọc vào đơn của buổi vừa làm.

Lỗi thường gặp

Thông báo	Nguyên nhân	Cách xử lý
Lý do tịch thu không được để trống.	Chưa nhập lý do	Nhập lý do rồi bấm lại
Lịch này đã có cọc giữ chỗ. Vui lòng hoàn hoặc áp dụng cọc cũ trước khi thu cọc mới.	Lịch đã có cọc đang giữ	Xử lý cọc cũ trước
Số tiền cọc lớn hơn số còn lại của đơn hàng.	Đơn còn phải thu ít hơn số cọc	Chọn đơn khác
Khách trên cọc không khớp với đơn hàng. Vui lòng chọn đơn đúng khách.	Đơn của khách khác	Chọn đơn đúng khách
Không có đơn hàng nào phù hợp (≥ Xác nhận, chưa thanh toán đủ).	Khách chưa có đơn đã xác nhận còn nợ	Tạo và xác nhận đơn trước
Cọc không thể hoàn ở trạng thái này.	Cọc đã áp, đã hoàn hoặc đã tịch thu (có thể ai đó vừa xử lý)	Xem lại trạng thái; cọc đã áp thì hoàn ở đơn
Lịch hẹn đã kết thúc, không thể thu cọc.	Lịch đã kết thúc	Không thu cọc cho lịch này
Bạn không có quyền thực hiện thao tác này.	Vai trò không có quyền	Nhờ quản lý thực hiện

Xem thêm

• Lịch hẹn
• Sổ quỹ
• Đặt lịch trực tuyến
• Tra cứu trạng thái lịch hẹn

Câu hỏi thường gặp

Mỗi lịch có thể có mấy cọc?

Tối đa một cọc đang giữ tại một thời điểm. Sau khi cọc cũ đã hoàn hoặc đã tịch thu, bạn thu cọc mới được nếu lịch chưa kết thúc.

Giữ cọc (tịch thu) có sinh phiếu tiền mới không?

Không. Tiền đã nằm trong quỹ từ lúc thu cọc, chỉ đổi trạng thái sang Đã tịch thu. Bắt buộc ghi lý do.

Nhân viên bán hàng có hoàn cọc được không?

Không. Vai trò Bán hàng thu cọc, trừ cọc vào đơn và tịch thu cọc được, nhưng không hoàn cọc. Chỉ Chủ shop, Quản trị viên và Quản lý hoàn cọc.

Cọc chuyển khoản online có phải ghi tay không?

Không. Khi cơ sở bật cọc và đã kết nối SePay, khách chuyển khoản theo mã COC… và hệ thống tự ghi cọc, không cần thao tác.