Thu nợ khách hàng: danh sách nợ, thu theo đơn và nhắc nợ leo thang

Thu nợ là ghi nhận tiền khách trả cho những đơn còn thiếu. Mỗi lần thu, công nợ của khách giảm đúng số tiền, đơn được cập nhật trạng thái thanh toán.

Khi nào dùng

• Khách mua trước trả sau, nay quay lại trả một phần hoặc trả hết.
• Khách chuyển khoản trả nợ nhưng nội dung không có mã đơn nên hệ thống không tự khớp.
• Khách nợ nhiều đơn, muốn trả gộp một lần.
• Cuối ngày rà danh sách khách còn nợ để gọi nhắc.

Nơi làm

Vào Thanh toán → tab Công nợ. Ở Tổng quan, nút Thu tiền cũng mở tab này; trên trang chi tiết khách đang nợ, link Thu nợ cũng dẫn về đây.

Danh sách nhóm theo khách, gồm đơn Đã xác nhận, Đang xử lý, Đang giao, Đã giao còn Chưa thanh toán hoặc Một phần, đơn cũ nhất xếp trước. Không gồm đơn nhập lịch sử.

Các bước thu nợ

Quyền và giới hạn

• Thu nợ cần quyền ghi nhận thanh toán: Chủ shop, Quản trị viên, Quản lý, Kế toán, Bán hàng. CSKH xem được tab Công nợ nhưng nút Thu nợ bị mờ.
• Chỉ khách có công nợ dương mới có nút Thu nợ. Khách có số dư (công nợ âm, hiện chữ "(dư)") không có nút.
• Mỗi đơn thu không vượt phần còn thiếu. Bấm đúp không ghi hai lần.
• Nút Gửi nhắc nợ hàng loạt đang mờ, chưa dùng được.

Nhắc nợ leo thang

Nhắc nợ làm qua trợ lý AI: bạn yêu cầu soạn tin nhắc nợ (cho một khách cụ thể, hoặc để AI tự lọc), các tin hiện ở màn AI đề xuất để bạn Chép rồi tự gửi, Gửi Zalo (nút chỉ hiện khi gửi Zalo được cho khách đó) hoặc Bỏ.

• Có 4 bậc: nhắc nhẹ, nhắc rõ, đặt hạn, nhắc lần cuối. Khách chưa được nhắc bắt đầu ở bậc 1. Nếu khách có trả tiền kể từ lần nhắc trước thì giữ nguyên bậc; không trả thì lên một bậc, tối đa bậc 4. Bạn có thể đổi bậc trên thẻ trước khi gửi.
• Khi AI tự lọc: chỉ chọn khách nợ từ 200.000đ, quá hạn từ 7 ngày, và chưa được nhắc trong 3 ngày gần nhất; tối đa 20 tin mỗi lần. Khi bạn yêu cầu nhắc một khách cụ thể thì không áp khoảng cách 3 ngày.
• Số ngày quá hạn tính theo ngày đến hạn của đơn nợ cũ nhất.
• Khách đang có tin nhắc nợ chờ duyệt thì không soạn thêm tin mới.

Thông báo lỗi

Thông báo	Nghĩa là
Bạn không có quyền thu nợ.	Cần quyền ghi nhận thanh toán
Số tiền phải > 0 / Số tiền vượt giới hạn	Nhập lại số tiền
Số tiền vượt phần còn phải thu (còn …đ).	Nhập không quá số còn thiếu
Đơn đã thu đủ.	Không còn nợ
Đơn hàng không ở trạng thái cho phép thu tiền.	Đơn Chờ xác nhận, đã huỷ, đã hoàn
Trạng thái đơn vừa thay đổi. Vui lòng làm mới trang và thử lại.	Có người vừa sửa đơn
Không tải được danh sách đơn còn nợ.	Tải lại trang
Khách này không có đơn nào đang thiếu ở trạng thái cho phép thu.	Đơn còn nợ đang Chờ xác nhận hoặc là đơn nhập lịch sử. Xác nhận đơn trước
Nhập số tiền thu (> 0).	Đơn đã tick nhưng ô số tiền trống hoặc bằng 0

Xem thêm

• Thanh toán và công nợ
• Sổ quỹ
• Nhân viên AI và AI đề xuất
• Hồ sơ khách hàng

Câu hỏi thường gặp

Thu nợ ở màn Khách hàng phải không?

Không. Thu nợ làm ở Thanh toán → Công nợ. Trang chi tiết khách đang nợ có link Thu nợ, nhưng link này chỉ mở tab Công nợ.

Thu được những phương thức nào?

Chỉ tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Có thu vượt số còn nợ được không?

Không. Số tiền bị giới hạn bằng phần còn thiếu của đơn.

Vì sao đơn của khách không hiện trong màn thu nợ?

Chỉ hiện đơn đã xác nhận trở lên và chưa thanh toán đủ. Đơn Chờ xác nhận và đơn nhập lịch sử không hiện.

Ngày quá hạn tính từ đâu?

Tính theo ngày đến hạn của đơn nợ cũ nhất, không phải ngày tạo đơn.

Hệ thống có tự nhắc nợ liên tục không?

Không. Khi trợ lý AI tự lọc khách cần nhắc, mỗi khách cách nhau ít nhất 3 ngày, và nếu đang có một tin nhắc nợ chờ duyệt thì không soạn thêm tin mới. Nút Gửi nhắc nợ hàng loạt ở tab Công nợ chưa dùng được.