Thêm khách hàng: trường bắt buộc, trùng số điện thoại và mã khách

Thêm khách giúp bạn có hồ sơ cho người vừa gọi điện, ghé cơ sở hoặc được giới thiệu, trước khi họ nhắn tin hay mua hàng. Có hồ sơ rồi bạn mới đặt lịch, tạo đơn, ghi chú và theo dõi công nợ cho khách đó. Chỉ cần tên là tạo được; các thông tin khác bổ sung sau cũng được.

Khi nào dùng

• Khách gọi điện đặt lịch hoặc hỏi giá, bạn muốn lưu lại để gọi chăm sóc sau.
• Khách vãng lai ghé cơ sở, chưa từng nhắn tin qua kênh nào.
• Khách được giới thiệu, bạn muốn ghi rõ Nguồn khách là Được giới thiệu.
• Nhập lại vài khách lẻ. Nếu cần nhập nhiều khách một lúc, dùng Nhập từ Excel ở màn Khách hàng.

Khi tạo đơn cho người chưa có hồ sơ (từ Hộp thư hoặc màn tạo đơn), hệ thống tạo khách theo đúng các quy tắc bên dưới.

Các bước

Hệ thống làm gì khi lưu

1. Chuẩn hoá số điện thoại rồi kiểm tra trùng trong cơ sở. Trùng với khách khác thì chặn, không tạo.
2. Cấp mã khách dạng KH-000001, tăng dần trong cơ sở.
3. Giai đoạn để Chưa đặt thì lưu là Tiềm năng, nên khách mới nằm ở tab Khách tiềm năng cho tới khi mua.
4. Ghi hoạt động Tạo khách hàng vào dòng thời gian của khách và lưu lịch sử thay đổi.

Cơ sở dữ liệu còn có khoá không cho hai khách cùng số điện thoại, phòng khi hai người bấm lưu cùng lúc.

Quyền và giới hạn

• Được tạo: Chủ shop, Quản trị viên, Quản lý, Bán hàng, Lễ tân.
• Không được tạo: CSKH, Chỉ xem, Kế toán. Nút ＋ Thêm khách vẫn hiện nhưng khi lưu sẽ báo không có quyền. KTV và Kho/Giao vận không vào được màn Khách hàng.
• Địa chỉ là tất cả hoặc không: đã chọn Tỉnh/Thành thì phải chọn đủ Quận/Huyện và Phường/Xã.
• Không tự gộp. Khi tạo mới, hệ thống không gộp với hồ sơ có sẵn.

Lỗi thường gặp

Thông báo	Nguyên nhân	Cách xử lý
Số điện thoại này đã có khách hàng khác trong cửa hàng.	Số đã thuộc một khách khác	Tìm số đó ở màn Khách hàng, mở hồ sơ có sẵn và cập nhật ở đó
Số điện thoại chưa đúng	Không phải số Việt Nam hợp lệ	Kiểm tra lại số, bỏ ký tự lạ
Tên khách hàng là bắt buộc.	Tên trống hoặc dài quá 200 ký tự	Rút gọn tên
Ngày sinh chưa đủ — nhập đủ dd/mm/yyyy.	Gõ thiếu ngày, tháng hoặc năm	Gõ đủ, ví dụ 05/03/1990
Năm sinh phải từ 1900 đến năm hiện tại	Năm ngoài khoảng cho phép	Sửa năm sinh
Ngày sinh không hợp lệ.	Ngày không có thật (ví dụ 31/02)	Sửa ngày
Địa chỉ giao hàng chưa hợp lệ — chọn đủ Tỉnh/Thành, Quận/Huyện, Phường/Xã.	Chọn thiếu hoặc không khớp	Chọn lại đủ ba ô
Bạn không có quyền tạo khách hàng.	Vai trò không có quyền sửa khách	Nhờ quản lý tạo, hoặc xin cấp quyền

Xem thêm

• Danh sách khách hàng
• Hồ sơ khách hàng
• Giai đoạn và nhãn khách
• Tra cứu vai trò và quyền

Câu hỏi thường gặp

Nhập số điện thoại đã có thì sao?

Hệ thống chặn: "Số điện thoại này đã có khách hàng khác trong cửa hàng." Hệ thống không tự gộp khi tạo mới.

Khách không có số điện thoại có tạo được không?

Được. Khách không có số thì không bị kiểm tra trùng.

Ai được tạo khách?

Chủ shop, Quản trị viên, Quản lý, Bán hàng và Lễ tân. CSKH, Chỉ xem, Kế toán, KTV và Kho/Giao vận thì không.

Mã khách có dạng gì?

KH- kèm 6 chữ số, ví dụ KH-000001. Hệ thống tự cấp tăng dần trong cơ sở, bạn không nhập.

Giai đoạn mặc định của khách mới?

Để Chưa đặt thì hệ thống lưu là Tiềm năng. Không có khách nào để trống giai đoạn.