Hướng dẫn từng bước
Hồ sơ khách hàng: tổng chi tiêu, công nợ, gói dịch vụ và ghi chú
Hồ sơ khách là một trang gom mọi thứ về một người: liên hệ, giai đoạn bán, các con số tiền, đơn hàng, lịch hẹn, gói dịch vụ, thẻ trả trước và toàn bộ lịch sử trao đổi. Trước khi gọi, nhắn hay chốt đơn, mở hồ sơ để biết khách đã mua gì, còn nợ bao nhiêu và lần cuối liên hệ là khi nào.
Khi nào dùng
- Khách gọi hoặc ghé, bạn cần xem nhanh lịch sử mua, công nợ, gói còn bao nhiêu buổi.
- Sau cuộc gọi hoặc buổi tư vấn, ghi lại nội dung để đồng nghiệp đọc được.
- Chuyển khách sang giai đoạn tiếp theo, hoặc duyệt gợi ý AI về giai đoạn và nguy cơ rời.
- Khách xin tạm dừng gói, chuyển gói cho người thân, hoặc cần nhắc quay lại dùng buổi còn lại.
Các bước
Mở hồ sơ
Ở màn Khách hàng, bấm vào dòng của khách. Đầu trang có tên, nút VIP, số điện thoại, kênh chat, ngày thành khách và người phụ trách.
Thao tác nhanh
Trên máy tính dùng các nút Nhắn tin, Đặt lịch, Tạo đơn; trên điện thoại có thêm Gọi. Menu Thao tác khác có Xuất dữ liệu cá nhân.
Đổi giai đoạn
Bấm một bước trên thanh giai đoạn (Tiềm năng → Tái mua). Nếu có dòng ✦ AI gợi ý chuyển sang …, bấm Chuyển hoặc Bỏ qua. Thẻ AI: NGUY CƠ RỜI có Xác nhận hoặc Bỏ qua.
Ghi nhận hoạt động
Ở tab Hoạt động, chọn loại Ghi chú, Cuộc gọi, Tư vấn, Nhắc việc hoặc Buổi dịch vụ, gõ nội dung rồi bấm Lưu vào hồ sơ. Ghi chú là nội bộ, khách không thấy. Loại Buổi dịch vụ được lưu vào tab Hồ sơ riêng, không hiện ở dòng thời gian.
Xem các tab còn lại
Đơn hàng: danh sách đơn, thẻ Công nợ với liên kết Thu nợ, thẻ Sản phẩm, dịch vụ hay mua (từ 20 đơn gần nhất). Gói và thẻ: gói dịch vụ và Thẻ trả trước. Hồ sơ riêng: các trường theo ngành của cơ sở. Trên điện thoại có thêm tab Tổng quan và trang mở ở tab này.
Các con số
- Tổng chi tiêu = tổng tiền các đơn Đã xác nhận, Đang xử lý, Đang giao, Đã giao. Không gồm đơn Đã hoàn. Cùng một con số với danh sách khách và bảng bên phải Hộp thư.
- Đơn hàng = số đơn được tính vào tổng chi tiêu.
- Công nợ đọc từ số dư công nợ lưu trên hồ sơ, luôn khớp với sổ công nợ. Lớn hơn 0 thì ô hiện màu cảnh báo.
- Thẻ trả trước = số dư thẻ của khách.
- Từ lần mua gần nhất = số ngày kể từ lần mua cuối.
Ví dụ: khách có 3 đơn đã giao 1.000.000đ, 2.000.000đ, 1.500.000đ và 1 đơn đã hoàn 500.000đ. Tổng chi tiêu = 4.500.000đ, ô Đơn hàng = 3.
Gói dịch vụ và thẻ trả trước
Thẻ Gói dịch vụ (thẻ buổi) liệt kê gói của khách với trạng thái Đang dùng, Đang tạm dừng, Hết hạn hoặc Đã huỷ, số buổi còn lại và hạn dùng. Số buổi tự trừ khi lịch hẹn hoàn tất. Với gói đang dùng:
- Tạm dừng (có ô Lý do (tuỳ chọn)), sau đó Mở lại ngay để dùng tiếp.
- Chỉ khi gói còn buổi và chưa hết hạn: Chuyển gói: tìm Khách nhận gói theo tên hoặc số điện thoại rồi bấm Chuyển.
- Cũng với điều kiện đó, Nhắc buổi tiếp: tạo một phiếu nhắc chờ duyệt trong AI đề xuất, chưa gửi ngay cho khách.
Gói đang tạm dừng chỉ còn nút Mở lại ngay. Thẻ Thẻ trả trước có nút Nạp tiền.
Quyền và giới hạn
| Việc | Ai làm được |
|---|---|
| Xem hồ sơ | Mọi vai trò vào được màn Khách hàng (không gồm KTV, Kho/Giao vận) |
| Sửa tên, số điện thoại, giai đoạn, nhãn, đồng ý nhận quảng cáo; lưu Buổi dịch vụ | Chủ shop, Quản trị viên, Quản lý, Bán hàng, Lễ tân, với mọi khách |
| Ghi nhận Ghi chú, Cuộc gọi, Tư vấn | Chủ shop, Quản trị viên, Quản lý, Bán hàng |
| Sửa địa chỉ; Tạm dừng, Chuyển gói, Nhắc buổi tiếp | Chủ shop, Quản trị viên, Quản lý |
| Nạp tiền thẻ trả trước | Chủ shop, Quản trị viên, Quản lý, Bán hàng, Kế toán |
Vai trò không có quyền vẫn thấy trạng thái gói nhưng không thấy nút. Khi hai hồ sơ cùng số điện thoại, trang hiện dòng Có thể trùng: … cùng số điện thoại; đây chỉ là cảnh báo, không có nút gộp.
Thẻ Hồ sơ khách (tab Hồ sơ riêng, chỉ hiện khi có ghi chú) chỉ để xem ghi chú cũ và ghi chú tạo từ app điện thoại hoặc AI; không nhập mới ở đó.
Lỗi thường gặp
| Thông báo | Nguyên nhân | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Trang không tìm thấy | Đường dẫn sai hoặc khách thuộc cơ sở khác | Mở lại từ màn Khách hàng |
| Bạn không có quyền sửa khách hàng. | Vai trò chỉ được xem | Nhờ quản lý sửa hoặc xin cấp quyền |
| Bạn không có quyền tạm dừng/mở gói dịch vụ. / Bạn không có quyền chuyển gói dịch vụ. | Chỉ Chủ shop, Quản trị viên, Quản lý | Nhờ quản lý làm |
| Khách chưa có số điện thoại để gửi tin. | Bấm Nhắc buổi tiếp khi khách chưa có số | Thêm số điện thoại trước |
| Gợi ý không còn hiệu lực. | Gợi ý AI đã được người khác xử lý | Tải lại trang |
| Bạn không có quyền ghi nhận hoạt động. | Vai trò không được ghi nhận (ví dụ Lễ tân, CSKH) | Nhờ quản lý hoặc nhân viên bán hàng ghi |
| Dữ liệu không hợp lệ. / Ghi chú không hợp lệ. | Nội dung trống hoặc quá dài | Sửa nội dung rồi lưu lại |
Xem thêm
Câu hỏi thường gặp
Tổng chi tiêu có trừ tiền đã hoàn không?
Tổng chi tiêu chỉ tính các đơn Đã xác nhận, Đang xử lý, Đang giao, Đã giao. Đơn Đã hoàn không được cộng vào.
Ghi chú viết ở đâu?
Ở ô ghi nhận đầu tab Hoạt động: chọn loại Ghi chú rồi bấm Lưu vào hồ sơ. Thẻ Hồ sơ khách ở tab Hồ sơ riêng chỉ để xem các ghi chú cũ, không nhập mới ở đó.
Nhân viên có xem và sửa được mọi khách không?
Có. Ai có quyền sửa khách (Chủ shop, Quản trị viên, Quản lý, Bán hàng, Lễ tân) sửa được mọi khách trong cơ sở, không giới hạn theo người phụ trách. Riêng địa chỉ và các nút trên gói dịch vụ chỉ Chủ shop, Quản trị viên, Quản lý làm được.
Gói dịch vụ của khách có thao tác gì?
Tạm dừng, Mở lại ngay, Chuyển gói sang khách khác và Nhắc buổi tiếp. Số buổi tự trừ khi lịch hẹn hoàn tất.
Hai hồ sơ trùng số điện thoại thì sao?
Hồ sơ hiện dòng cảnh báo Có thể trùng. Đây chỉ là cảnh báo, màn hồ sơ không có nút gộp.
Cập nhật 30/09/2026