Hộp thư: các tab, hội thoại Đang chờ và cách đọc số đếm

Hộp thư gom tin nhắn từ Zalo OA, Messenger, Instagram và Zalo cá nhân vào một nơi. Bài này giúp anh/chị đọc đúng các con số ở đầu màn và biết khách nào đang cần trả lời trước.

Khi nào dùng

• Đầu ca: mở tab Đang chờ để biết những khách nào đang đợi câu trả lời.
• Khi cần xử lý tin chưa xem: tab Chưa đọc.
• Khi muốn gọi lại hoặc chốt lịch hẹn, đơn hàng: tab Có SĐT chỉ hiện khách đã có số điện thoại.
• Khi đọc một tin nhưng chưa xử lý được ngay: đánh dấu lại là chưa đọc để không quên.

Các bước

Bốn tab ở đầu danh sách

Tab	Gồm những hội thoại nào
Tất cả	Mọi hội thoại thoả bộ lọc kênh, người phụ trách, thẻ và ô tìm đang bật
Chưa đọc	Có tin chưa mở, hoặc bạn đã đánh dấu chưa đọc
Đang chờ	Khách đang đợi một câu trả lời (định nghĩa bên dưới)
Có SĐT	Đã gắn khách và khách có số điện thoại

Số bên cạnh mỗi tab tính trên toàn bộ hội thoại bạn được xem, theo cùng bộ lọc kênh, phụ trách, thẻ và từ khoá đang bật. Số hiện ra sau khi tải xong, nên lúc mới mở có thể chưa có số.

Thế nào là Đang chờ

Một hội thoại Đang chờ khi cả ba điều sau cùng đúng:

1. Hội thoại còn mở (chưa bị tạm hoãn, chưa ở trạng thái Đã xử lý hoặc Đã đóng).
2. Khách đã nhắn ít nhất một lần.
3. Nhân viên chưa từng trả lời, hoặc tin mới nhất của khách mới hơn lần trả lời gần nhất của nhân viên.

Đây là phép tính hiển thị, tính lại mỗi lần xem. Chỉ tin gửi thật cho khách mới làm hội thoại hết Đang chờ.

Ví dụ: khách nhắn lúc 9:00. Nhân viên viết ghi chú nội bộ lúc 9:05: vẫn Đang chờ. Nhân viên gửi tin lúc 9:10: hết Đang chờ. Khách nhắn tiếp lúc 9:30: lại Đang chờ.

Ai thấy hội thoại nào

• Hội thoại của Zalo cá nhân là riêng từng người, luôn được giấu khỏi người khác (trừ chủ nick và chủ cơ sở), kể cả trong số đếm. Ngoại lệ: khi một nhân viên nghỉ việc và nick của họ đã bị ngắt, hội thoại được bàn giao cho ai thì người đó xem được.
• Các kênh Zalo OA, Messenger, Instagram hiện cho mọi người có quyền xem. Riêng khi cơ sở bật tự động chia hội thoại, nhân viên chỉ thấy hội thoại giao cho mình và hội thoại chưa ai nhận. Chủ cơ sở vẫn thấy tất cả.

Lỗi thường gặp

Hiện tượng	Nguyên nhân	Cách xử lý
Màn hiện Chưa có hội thoại nào	Cơ sở chưa kết nối kênh, hoặc chưa có khách nhắn tới	Kết nối Zalo OA hoặc Messenger ở bài Kênh kết nối
Danh sách hiện Không tìm thấy hội thoại phù hợp.	Bộ lọc hoặc từ khoá đang loại hết	Bấm Xoá lọc trong bảng lọc, xoá ô tìm
Đã ghi chú nhưng vẫn Đang chờ	Ghi chú không tính là trả lời	Gửi tin thật cho khách
Số trên tab lớn hơn số dòng đang thấy	Số tính trên toàn bộ, danh sách chỉ tải dần	Cuộn xuống để tải thêm
Không thấy hội thoại đồng nghiệp đang xử lý	Đang bật tự động chia, hoặc là Zalo cá nhân của họ	Nhờ chủ cơ sở giao lại hội thoại cho bạn

Xem thêm

• Lọc và tìm hội thoại
• Trả lời tin nhắn
• Giao và chia hội thoại
• Kênh kết nối

Câu hỏi thường gặp

Vì sao hội thoại vẫn Đang chờ dù tôi đã viết ghi chú?

Ghi chú nội bộ không tính là đã trả lời khách. Hội thoại chỉ hết Đang chờ khi bạn gửi tin thật cho khách.

Đang chờ và Chưa đọc khác nhau thế nào?

Hai khái niệm độc lập. Chưa đọc là có tin bạn chưa mở. Đang chờ là khách đang đợi một câu trả lời. Bạn có thể đã đọc nhưng chưa trả lời, hội thoại vẫn Đang chờ.

Số trên tab là số dòng đang hiện trên màn hình?

Không. Số đếm tính trên toàn bộ hội thoại bạn được xem, không chỉ phần đã tải lên màn hình.

Khách nhắn lại sau khi tôi đã trả lời thì sao?

Hội thoại lập tức quay lại Đang chờ.

Vì sao tôi không thấy hội thoại Zalo cá nhân của đồng nghiệp?

Hội thoại Zalo cá nhân là của riêng từng người. Người khác không thấy và không được tính vào số đếm của bạn, trừ chủ nick hoặc chủ cơ sở.

Vì sao tôi không thấy hội thoại đã giao cho đồng nghiệp?

Khi cơ sở bật tự động chia hội thoại, nhân viên chỉ thấy hội thoại giao cho mình và hội thoại chưa ai nhận. Chủ cơ sở vẫn thấy tất cả.