Hồ sơ khách trong Hộp thư: xem gì, sửa được gì

Bảng Hồ sơ khách bên phải hội thoại cho biết bạn đang chat với ai, khách đã mua gì, còn nợ bao nhiêu, có lịch hẹn nào sắp tới. Nhờ vậy bạn trả lời đúng người mà không phải rời Hộp thư. Hội thoại chưa gắn khách thì gắn ngay tại đây.

Khi nào dùng

• Khách nhắn hỏi đơn cũ: xem nhanh số đơn, tổng tiền và 3 đơn gần nhất.
• Trước khi chốt đơn mới: kiểm tra khách còn nợ không.
• Khách mới nhắn lần đầu: gắn vào khách có sẵn hoặc tạo khách mới để lưu lịch sử.
• Khách từng nhắn fanpage hoặc OA, nay nhắn qua Zalo cá nhân: nối về đúng hồ sơ cũ.

Bảng có gì

Trên màn rộng, bảng luôn hiện bên phải. Màn hẹp hơn, bấm nút Xem hồ sơ khách ở đầu khung chat để mở, bấm Đóng để ẩn.

Thẻ	Nội dung
Thông tin	Tên, ảnh, giai đoạn, số điện thoại, địa chỉ nhận, kênh; số đơn · tổng tiền · lần mua cuối · nợ; Tag hội thoại, Phụ trách, Việc & nhắc, Tương tác gần nhất; 2 Ghi chú mới nhất
Đơn hàng	Tối đa 3 đơn gần nhất, nút Tạo đơn, liên kết Xem tất cả đơn của khách
Ghi chú	Ô Ghi chú nội bộ (khách không thấy) và toàn bộ ghi chú
CRM	Giai đoạn khách (kèm Khách VIP), Nhãn khách, Công nợ (khi còn nợ), Lịch hẹn sắp tới, ticket

Tổng tiền ở đây là cùng một con số với danh sách khách và hồ sơ khách: chỉ tính đơn được ghi nhận doanh thu, không tính đơn nháp hay đơn huỷ.

Các bước

Quyền và giới hạn

• Thông tin khách chỉ để xem. Không có ô sửa tên, số điện thoại, giai đoạn hay nhãn trong bảng. Việc làm được ngay: gắn tag hội thoại, viết ghi chú nội bộ, Tạo đơn, đặt Lịch hẹn, Đặt nhắc, Thu nợ.
• Gắn khách cần quyền sửa hội thoại và xem khách hàng; tạo khách mới cần thêm quyền tạo khách hàng.
• Hội thoại không có tài khoản kênh (ví dụ tạo tay) không có mục gắn khách, chỉ hiện Khách vãng lai; bạn vẫn tạo đơn được.
• Nếu tài khoản kênh đã thuộc khách khác, bảng hiện Không thể gắn tự động kèm Mở hồ sơ →. Hệ thống không tự chuyển để tránh chuyển nhầm công nợ.
• Nối hồ sơ Zalo cá nhân chỉ hiện cho người sở hữu nick Zalo đó hoặc chủ cơ sở. Hồ sơ tạm đã có đơn, thanh toán, công nợ, lịch hẹn, gói dịch vụ… thì nút bị khoá, kèm lý do.

Lỗi thường gặp

Thông báo	Cách xử lý
Bạn không có quyền sửa hội thoại. / Bạn không có quyền xem khách hàng. / Bạn không có quyền tạo khách hàng.	Nhờ chủ cơ sở cấp quyền
Tên khách phải từ 1 đến 200 ký tự.	Rút ngắn hoặc nhập tên
Số điện thoại không hợp lệ.	Kiểm tra lại số (tối đa 20 ký tự)
Không tìm thấy khách hàng này.	Khách vừa bị gộp hoặc xoá; tìm lại
Không gắn được khách. Vui lòng thử lại.	Lỗi tạm thời; thử lại
Chỉ người sở hữu nick Zalo này hoặc chủ cơ sở mới được nối hồ sơ.	Nhờ người giữ nick hoặc chủ cơ sở
Hồ sơ tạm đã có đơn hàng. Nhờ chủ cơ sở xử lý. (và các lý do tương tự)	Chủ cơ sở xử lý tay ở màn Khách hàng

Xem thêm

• Hồ sơ khách hàng
• Thêm khách hàng
• Tag hội thoại
• FLY AI trong Hộp thư

Câu hỏi thường gặp

Sao tôi không sửa được tên hay số điện thoại khách ở đây?

Thông tin khách trong bảng này chỉ để xem. Bấm nút ba chấm, chọn Xem hồ sơ đầy đủ (C360) để sửa tên, số điện thoại, giai đoạn, nhãn.

Tạo khách mới ngay trong Hộp thư cần những gì?

Tên khách và Số điện thoại, cả hai đều bắt buộc trên màn này. Các trường khác điền sau ở hồ sơ khách.

Số điện thoại nhập vào trùng khách đã có thì sao?

Không tạo trùng. Hội thoại được gắn luôn vào khách đang dùng số đó.

Vì sao báo Không thể gắn tự động?

Tài khoản kênh của người nhắn đã thuộc một khách khác. Hệ thống không tự chuyển để tránh chuyển nhầm công nợ; bấm Mở hồ sơ để xem khách đó và xử lý tay.