Đặt lịch hẹn và tạo đơn từ hội thoại, gắn khách trùng số điện thoại

Bạn có thể chốt lịch hoặc đơn mà không rời cuộc trò chuyện: đặt lịch hẹn thật, tạo đơn nhanh, hoặc duyệt bản nháp đặt lịch do AI thu thập từ khách.

Khi nào dùng

• Khách chốt giờ hẹn ngay trong chat và bạn muốn vào lịch luôn.
• Khách nhắn địa chỉ, món hàng, muốn mua ngay: tạo đơn từ chính hội thoại đó.
• Cơ sở đã bật AI nhận đặt lịch qua chat và có bản nháp chờ bạn duyệt.
• Khách nhắn bằng tài khoản chat nhưng số điện thoại nhập khi tạo đơn đã là của một khách có sẵn.

Đặt lịch hẹn tay

Lưu ý:

• Không đặt vào ngày giờ đã qua.
• Đây là tạo lịch thật, không gửi tin xác nhận ZBS Template Message (trước đây là ZNS) kèm theo.
• Xem thêm cách quản lý lịch ở Tạo lịch hẹn.

Bản nháp đặt lịch của AI

Khi cơ sở bật Nhận đặt lịch qua chat (Cài đặt → Trợ lý AI → Cấu hình, cần bật Bot tự trả lời và Cho bot đọc dữ liệu khách trước; nếu công tắc ghi chưa bật cho cơ sở thì liên hệ FLY.VN), bot hỏi đủ thông tin rồi tạo bản nháp chờ duyệt. Bản nháp hiện trong dải AI đề xuất phía trên ô soạn tin, thuộc nhân viên Lễ tân số, ghi dịch vụ, giờ, thời lượng, KTV và khách.

• Duyệt & tạo lịch tạo lịch thật. Bỏ để bỏ bản nháp.
• Bot cũng có thể tạo bản nháp đổi lịch và huỷ lịch, nút tương ứng là Duyệt đổi lịch và Duyệt huỷ lịch. Nếu lịch cần huỷ đang giữ cọc, thẻ cảnh báo cọc sẽ cần xử lý ở màn Lịch hẹn, xem Cọc giữ chỗ.
• Hệ thống khoá để hai người không duyệt cùng một bản nháp.
• Nếu giờ đã trôi qua hoặc đã có người đặt trước, nút duyệt biến mất và chỉ còn Bỏ.

Tạo đơn nhanh từ hội thoại

Kết quả theo cách thanh toán:

Chọn	Đơn sau khi bấm	Tiền
Tiền mặt (tổng lớn hơn 0)	Đã xác nhận	Ghi thu đủ tiền mặt
Thu hộ khi giao (COD)	Đã xác nhận	Chưa thu, tiền về khi giao hàng
Chuyển khoản QR	Đã xác nhận, mở mã VietQR	Chưa thu, chờ tiền chuyển khoản khớp

Nếu bước xác nhận hoặc thu tiền lỗi, đơn vẫn được tạo và khoá lại, nút đổi thành Thử lại xác nhận/thu tiền. Bấm lại là xong, không tạo trùng đơn. Sau khi xong, hộp hiện Mở đơn và Tạo đơn khác. Thanh toán tiếp theo bài Đơn hàng và Thanh toán.

Khi số điện thoại trùng khách có sẵn

Nhập số điện thoại đã thuộc một khách thật, hệ thống hỏi trong hộp Xác nhận khách hàng cho đơn: "Gắn đơn vào khách này?". Nút Xác nhận gắn đơn vào khách đó. Ô tick Đây cũng là người đang chat — chuyển hội thoại sang khách này mặc định tắt. Tick thì hồ sơ đang chat được gộp vào khách thật, không thể hoàn tác. Không tick thì đơn về khách trên còn hội thoại giữ nguyên hồ sơ hiện tại.

Ô tick bị mờ, không chọn được, khi hồ sơ đang chat còn:

• công nợ,
• đã có đơn,
• đang giữ gói dịch vụ trả trước,
• đang giữ cọc,
• có lịch hẹn thuộc gói.

Khi đó bỏ tick để chỉ gắn đơn, hoặc tất toán khoản đang vướng trước. Với hội thoại chưa gắn khách, ô Lưu người nhận thành khách hàng (mặc định bật) tạo hồ sơ khách và gắn vào hội thoại; tắt thì đơn là đơn vãng lai.

Chức năng gộp này chỉ xuất hiện khi tạo đơn từ Hộp thư, không nằm ở màn Khách hàng.

Quyền theo vai trò

Việc	Cần quyền	Vai trò mặc định có
Đặt lịch tay, duyệt bản nháp đặt lịch	Ghi lịch hẹn	Chủ shop, Quản trị viên, Quản lý, Bán hàng, CSKH, Lễ tân
Tạo và xác nhận đơn	Ghi đơn hàng (của mình hoặc tất cả)	Chủ shop, Quản trị viên, Quản lý, Bán hàng
Chọn Tiền mặt (ghi thu)	Ghi nhận thanh toán	Chủ shop, Quản trị viên, Quản lý, Bán hàng
Tick chuyển hội thoại sang khách khác	Sửa hồ sơ khách	Chủ shop, Quản trị viên, Quản lý, Bán hàng, Lễ tân

Vai trò không đủ quyền thì ô hoặc nút tương ứng báo lỗi hoặc bị mờ, xem bảng dưới.

Lỗi thường gặp

Thông báo	Nguyên nhân	Cách xử lý
Chọn hoặc nhập tên dịch vụ. / Chọn ngày hẹn.	Thiếu dịch vụ hoặc ngày khi đặt lịch	Điền đủ ô bắt buộc
Không thể đặt lịch vào thời điểm đã qua. Vui lòng chọn ngày/giờ khác.	Chọn ngày giờ đã qua	Chọn thời điểm sau bây giờ
Slot đã bị đặt — chọn giờ khác.	Duyệt bản nháp nhưng giờ đã có lịch	Bỏ bản nháp, đặt giờ khác
Giờ hẹn đã trôi qua — bỏ đề xuất và đặt lại giờ khác.	Bản nháp chờ quá lâu	Bỏ bản nháp, đặt lại
Bạn không có quyền tạo lịch hẹn.	Thiếu quyền ghi lịch hẹn	Nhờ quản lý cấp quyền
Bạn không có quyền tạo đơn hàng.	Vai trò không được tạo đơn	Nhờ người có quyền tạo đơn
Bạn không có quyền ghi nhận thanh toán.	Chọn Tiền mặt nhưng thiếu quyền ghi thu	Chọn COD hoặc QR, hoặc nhờ người có quyền
Hồ sơ đang chat còn công nợ nên không thể gộp sang khách khác. Hãy tất toán công nợ trước, hoặc bỏ tick chuyển hội thoại để chỉ gắn đơn.	Hồ sơ đang chat còn nợ	Tất toán nợ hoặc bỏ tick
Số điện thoại này vừa được gán cho một khách khác. Mở lại hội thoại và thử lại…	Có người vừa gán số này	Tải lại hội thoại, thử lại
Số điện thoại này thuộc khách "…" đã bị chặn giao dịch. Không thể tạo đơn cho khách này.	Số thuộc khách đã bị chặn	Không tạo đơn cho khách này
Thông tin khách vừa thay đổi trong lúc bạn xác nhận. Đóng và mở lại ô tạo đơn để làm lại.	Dữ liệu khách đổi giữa chừng	Đóng và mở lại ô Tạo đơn
Bạn không có quyền sửa hồ sơ khách hàng. Bỏ tick chuyển hội thoại, hoặc để trống số điện thoại người nhận, rồi thử lại.	Vai trò không được sửa hồ sơ khách	Bỏ tick hoặc nhờ người có quyền

Xem thêm

• Tạo đơn hàng mới
• Tạo lịch hẹn cho khách
• FLY AI trong Hộp thư
• Cọc giữ chỗ lịch hẹn

Câu hỏi thường gặp

Tạo đơn trong Hộp thư có phải đã bán và thu tiền không?

Nút Lưu và xác nhận đơn tạo đơn rồi xác nhận luôn. Chọn Tiền mặt thì hệ thống ghi thu đủ tiền. Chọn COD hoặc Chuyển khoản QR thì đơn đã xác nhận nhưng chưa thu, tiền về sau khi giao hàng hoặc khi tiền chuyển khoản khớp. Mọi số tiền do máy chủ tính lại.

Vì sao nút đặt lịch ghi Cần gắn khách vào hội thoại?

Lịch hẹn phải thuộc về một khách. Gắn khách vào hội thoại trước rồi mới đặt lịch.

Đặt lịch từ Hộp thư có gửi tin xác nhận cho khách không?

Không. Đây là tạo lịch thật nhưng không gửi kèm tin ZBS xác nhận. Ô Gửi ZNS nhắc lịch trong hộp đặt lịch ghi chưa hỗ trợ.

AI đặt lịch có tự tạo lịch không?

Không. AI chỉ tạo bản nháp chờ nhân viên bấm Duyệt & tạo lịch hoặc Bỏ. Duyệt xong mới thành lịch thật, và hệ thống khoá để hai người không cùng duyệt một bản nháp.

Vì sao không chuyển hội thoại sang khách có sẵn được?

Hồ sơ đang chat còn công nợ, đã có đơn, đang giữ gói dịch vụ trả trước, đang giữ cọc hoặc có lịch thuộc gói thì hệ thống chặn việc gộp. Khi đó ô tick bị mờ hoặc báo lỗi, bạn chỉ gắn đơn vào khách đó.