Hướng dẫn từng bước
Nhân sự: công thức tính lương, quỹ phép và các loại nghỉ
Bài này nói về các màn Bảng lương, Nghỉ phép và Hợp đồng trong mục Nhân sự: lương thực nhận được tính ra sao, nghỉ phép trừ vào đâu, hợp đồng dùng để làm gì.
Ảnh trong bài chụp từ tài khoản dùng thử của FLY.VN nên chưa có dòng lương nào.
Khi nào dùng
- Cuối tháng cần chốt lương: kiểm tra công, hoa hồng, phụ cấp rồi đóng băng số liệu.
- Cần biết vì sao một người nhận ít hoặc nhiều hơn dự kiến.
- Nhân viên xin nghỉ: ghi nhận, duyệt và theo dõi quỹ phép.
- Cần lưu hợp đồng lao động và biết hợp đồng nào sắp hết hạn.
FLY.VN chỉ tính và đóng băng số liệu lương. Việc trả lương thật vẫn do bạn chuyển khoản ngoài hệ thống.
Các bước chốt lương
Chọn kỳ lương
Vào Nhân sự, tab Bảng lương, chọn Kỳ lương dạng MM/YYYY. Bốn thẻ: Tổng quỹ lương (theo ngày công), Tổng hoa hồng, Tổng khấu trừ (BHXH + thuế), Thực chi.
Thiết lập lương từng người
Bấm vào một dòng để mở ngăn chi tiết. Nhập Lương hợp đồng, Lương đóng BHXH (để trống thì lấy theo lương hợp đồng), Hoa hồng doanh số (%), Số người phụ thuộc, công tắc Đóng BHXH / BHYT / BHTN, cùng Phụ cấp chịu thuế (kỳ này) và Phụ cấp miễn thuế (kỳ này). Bấm Lưu. Bảng tính bên dưới cập nhật ngay khi bạn gõ nhưng chưa ghi gì cho tới khi bạn lưu.
Chốt
Bấm Chốt & Tính lương, xem tổng, tuỳ chọn nhập Ngày chi lương và Hình thức chi (Chuyển khoản ngân hàng, Tiền mặt hoặc Kết hợp), tick ô xác nhận đã đối chiếu, rồi bấm Chốt & tính lương. Kỳ chuyển sang Đã chốt.
Mở lại khi cần sửa
Ở kỳ đã chốt, bấm Mở lại rồi Xác nhận. Sửa xong thì chốt lại.
Nút Xuất Excel và In phiếu lương chưa hoạt động, bấm chỉ báo tính năng đang xây.
Công thức
Lương thực trả = Lương hợp đồng × (Công hiệu dụng ÷ Công chuẩn) (tối đa bằng lương hợp đồng)
Bảo hiểm = BHXH 8% + BHYT 1,5% + BHTN 1% (mỗi khoản có mức trần đóng)
Thu nhập tính thuế = Lương thực trả + Hoa hồng + Phụ cấp chịu thuế − Bảo hiểm − Giảm trừ gia cảnh (thấp nhất 0)
Thực nhận = Lương thực trả + Hoa hồng + Phụ cấp chịu thuế − Bảo hiểm − Thuế TNCN + Phụ cấp miễn thuế
- Công hiệu dụng là công thực tế đã trừ phần nghỉ không lương, tính theo từng ngày, mỗi ngày không xuống dưới 0 nên không bị trừ hai lần.
- Hoa hồng = tỷ lệ % của nhân viên × tổng (tạm tính − giảm giá) của các đơn được giao cho họ, tạo trong tháng, đã thanh toán đủ, không bị huỷ hay hoàn. Làm tròn một lần trên tổng.
- Thuế TNCN theo biểu 5 bậc (5%, 10%, 20%, 30%, 35%); giảm trừ gia cảnh 15.500.000đ cho bản thân và 6.200.000đ mỗi người phụ thuộc.
- Phụ cấp miễn thuế không chịu thuế, không tính bảo hiểm, cộng thẳng vào thực nhận.
- Công chuẩn do màn Chấm công đặt cho từng tháng; ngày làm việc mặc định là Thứ Hai đến Thứ Bảy.
Ví dụ: lương hợp đồng 8.000.000đ, công chuẩn 26, công hiệu dụng 24 thì lương thực trả = 8.000.000 × 24 ÷ 26 = 7.384.615đ.
Nghỉ phép
Bấm + Đăng ký nghỉ phép, chọn nhân viên, Loại nghỉ, Từ ngày, Đến ngày, Số ngày nghỉ (bước 0,5) và Lý do, rồi bấm Gửi đơn nghỉ. Đơn ở trạng thái Chờ duyệt. Mở đơn để bấm Duyệt đơn hoặc Từ chối. Chi tiết xem Đăng ký nghỉ phép.
Hệ thống không lưu số dư phép. Khung Quỹ phép năm tính lại mỗi lần xem: Được hưởng là số bạn nhập, Đã dùng là tổng ngày phép năm đã duyệt, Còn lại = Được hưởng − Đã dùng. Sửa quỹ ở ô Sửa quỹ phép riêng cho nhân viên này (chọn năm, nhập số ngày, Lưu).
| Loại nghỉ | Ai trả | Trừ quỹ phép | Trừ công khi tính lương |
|---|---|---|---|
| Nghỉ phép năm | Công ty | Có | Không |
| Nghỉ việc riêng có lương (cưới/tang) | Công ty | Không | Không |
| Nghỉ ốm | Bảo hiểm xã hội | Không | Không |
| Nghỉ thai sản | Bảo hiểm xã hội | Không | Không |
| Nghỉ không lương | Không ai | Không | Có (loại duy nhất) |
- Trạng thái đơn: Chờ duyệt, Đã duyệt, Đã từ chối, Đã hủy.
- Đơn đã duyệt chỉ có nút Hủy đơn khi ngày bắt đầu còn ở tương lai. Đơn đã vắt qua ngày bắt đầu thì muốn điều chỉnh phải sửa quỹ phép năm.
- Đơn nghỉ vắt sang năm sau: toàn bộ số ngày tính vào quỹ của năm bắt đầu.
- Đơn đã duyệt không sửa được ngày hay số ngày: hủy rồi tạo đơn mới.
Hợp đồng
Bấm + Thêm hợp đồng: chọn nhân viên, Loại hợp đồng (Thử việc, Xác định thời hạn, Không xác định thời hạn), Trạng thái (Nháp, Có hiệu lực, Đã chấm dứt), Số hợp đồng, Hiệu lực từ (bắt buộc), Ngày hết hạn, Ngày ký, Lương cơ sở (VND) và Ghi chú. Trạng thái hiển thị gồm Đang hiệu lực, Sắp hết hạn (còn từ 0 đến 30 ngày, có biểu tượng cảnh báo), Hết hạn, Nháp, Đã chấm dứt. Nút Chấm dứt hợp đồng không hoàn tác được.
Lương cơ sở trên hợp đồng chỉ để lưu thông tin, không dùng tính lương. Bảng lương lấy Lương hợp đồng nhập trong ngăn chi tiết lương.
Quyền theo vai trò
| Vai trò | Bảng lương | Nghỉ phép, Hợp đồng |
|---|---|---|
| Chủ shop, Quản trị viên | Xem, sửa, chốt, mở lại | Xem và ghi |
| Quản lý, Kế toán, Bán hàng và các vai trò khác | Không xem được | Không có quyền xem theo vai trò mặc định |
Nhân viên chỉ xem được hoa hồng của chính mình trên ứng dụng di động, không thấy lương, bảo hiểm hay tài khoản ngân hàng.
Lỗi thường gặp
| Thông báo | Nguyên nhân | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Bạn không đủ quyền xem màn này. | Không có quyền xem lương | Nhờ chủ shop |
| Kỳ lương MM/năm đã chốt nên không sửa được. Mở lại kỳ lương trước (cần quyền lương), rồi sửa và chốt lại. | Sửa phụ cấp khi kỳ đã chốt | Bấm Mở lại, sửa, chốt lại |
| Nhân viên này chưa thiết lập lương nên chưa nhập được phụ cấp. | Chưa có Lương hợp đồng | Nhập Lương hợp đồng trước |
| Công chuẩn tháng MM/năm đang là … nên không chia được để tính lương. | Công chuẩn bằng 0 hoặc nhỏ hơn | Đặt lại Công chuẩn (lớn hơn 0) ở màn Chấm công |
| Nhân viên này đã có đơn nghỉ khác trùng khoảng thời gian. | Cảnh báo, đơn vẫn lưu | Kiểm tra lại đơn |
| Vượt quỹ phép năm …: đã/đang dùng X ngày trên Y ngày được hưởng. | Cảnh báo ứng phép, đơn vẫn lưu | Nâng quỹ nếu đồng ý |
| Số ngày nghỉ vượt quá khoảng thời gian từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc. | Số ngày lớn hơn số ngày trên lịch | Sửa số ngày |
Xem thêm
Câu hỏi thường gặp
Quản lý và kế toán có xem được bảng lương không?
Không. Bảng lương chỉ dành cho Chủ shop và Quản trị viên. Kế toán và Quản lý không xem được dù có nhiều quyền tài chính khác, và quyền lương không cấp cho vai trò tự tạo. Không có kiểu xem một phần, chỉ xem toàn bộ hoặc không xem.
Chốt lương có chốt đúng con số đang hiển thị không?
Không. Chốt lương tính lại từ đầu theo chấm công, nghỉ phép, đơn hàng, thiết lập lương và phụ cấp hiện tại. Nếu chấm công tháng đó chưa chốt, hệ thống chỉ cảnh báo, vẫn cho chốt lương.
Mở lại kỳ lương đã chốt thì sao?
Toàn bộ dòng lương đã chốt của kỳ bị xoá để chốt lại từ đầu. Phụ cấp đã nhập tay vẫn còn.
Vì sao lương thực nhận của một nhân viên bị âm?
Bảo hiểm tính trên mức lương đóng đã đăng ký, không giảm theo số ngày nghỉ. Nhân viên nghỉ gần hết tháng vẫn bị trừ đủ bảo hiểm nên có thể ra âm. Hệ thống cố ý không kẹp về 0 để bạn nhìn thấy.
Nhân viên thời vụ có bị trừ bảo hiểm không?
Chỉ khi công tắc Đóng BHXH / BHYT / BHTN của người đó đang bật. Tắt công tắc thì cả ba khoản bằng 0.
Nghỉ loại nào bị trừ công khi tính lương?
Chỉ nghỉ không lương. Phép năm và nghỉ việc riêng có lương vẫn tính công.
Quỹ phép có tự tăng theo thâm niên không?
Không. Chủ shop tự nhập quỹ phép cho từng người, từng năm. Chưa nhập thì quỹ là 0 ngày, và quỹ được phép âm (ứng phép).
Cập nhật 30/09/2026