Hướng dẫn từng bước
Làm sao để thêm nhân viên mới vào hồ sơ nhân sự
Hồ sơ nhân sự là nơi lưu thông tin làm việc của từng người: phòng ban, chức vụ, ngày vào làm, lương. Chấm công, bảng lương, nghỉ phép và hợp đồng đều dựa trên hồ sơ này.
Khi nào dùng
- Có người mới vào làm, cần chấm công và tính lương cho họ.
- Muốn giao việc theo phòng ban: nhân viên chỉ thấy việc trong hàng chờ phòng ban của mình khi hồ sơ đã gắn phòng ban và gắn tài khoản đăng nhập.
- Nhập lại danh sách đội ngũ khi mới bắt đầu dùng FLY.VN.
Các bước
Mở form
Vào Nhân sự → tab Nhân viên rồi bấm Thêm nhân viên mới. Ngăn Thêm nhân viên mới mở ra bên phải.
Thông tin cơ bản
Nhập Họ và tên (bắt buộc), Số điện thoại, Email.
Công việc
Chọn Phòng ban (chọn nhiều) và Chức vụ (chọn nhiều) bằng cách bấm vào từng thẻ tên. Chọn Ngày vào làm và Trạng thái (mặc định Đang làm việc; các lựa chọn khác: Đang nghỉ phép, Ngừng làm việc, Đã nghỉ việc).
Lương và tài khoản nhận lương
Nhập Lương cơ bản (₫), chỉ gõ số, không dấu chấm. Dưới ô hiện số tiền đã định dạng theo tháng. Phần Tài khoản nhận lương gồm Ngân hàng, Số tài khoản, Chủ tài khoản (điền khi khác tên nhân viên). Thông tin này dùng để xuất file chuyển khoản ngân hàng khi trả lương.
Lưu
Bấm Lưu. FLY.VN tự cấp mã nhân viên và thêm người mới vào danh sách.
Gắn tài khoản đăng nhập
Hồ sơ tạo ra ở dạng độc lập, chưa gắn tài khoản. Nếu nhân viên đã nhận lời mời và có tài khoản:
- Bấm vào tên nhân viên trong danh sách để mở hồ sơ.
- Ở mục Tài khoản đăng nhập (đang ghi Chưa gắn), bấm Gắn tài khoản, chọn đúng người rồi xác nhận.
Sau khi gắn, cột Vai trò trong phần mềm hiện vai trò của tài khoản đó.
Quyền, trạng thái và giới hạn
- Chỉ Chủ shop thấy nút Thêm nhân viên mới và sửa được hồ sơ. Các vai trò có sẵn khác (kể cả Quản lý) không có quyền vào mục Nhân sự.
- Phần lương và tài khoản ngân hàng là dữ liệu nhạy cảm, chỉ người có quyền lương mới thấy. Tài khoản không có quyền này sẽ không thấy các ô đó trong form.
- Lương dưới mức tối thiểu vùng I, form hiện cảnh báo Lương dưới mức tối thiểu vùng — có thể chưa đúng quy định đóng BHXH. nhưng vẫn cho lưu.
- Đổi trạng thái sau này: chọn lại ở cột Trạng thái ngay trong danh sách. Người ở trạng thái Đã nghỉ việc không còn được giao việc.
- Sửa hồ sơ: bấm biểu tượng Sửa hồ sơ nhân viên ở dòng tương ứng. Trong form sửa không có ô Trạng thái.
- Để trống ô lương khi sửa nghĩa là giữ nguyên lương cũ, không xoá.
Lỗi thường gặp
| Thông báo | Nguyên nhân | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Đã tạo nhân viên …, nhưng lương/tài khoản ngân hàng chưa lưu được: … Vào Sửa để nhập lại. | Hồ sơ đã tạo nhưng phần lương bị lỗi | Đóng ngăn, bấm Sửa hồ sơ ở dòng đó rồi nhập lại lương. Đừng bấm Lưu lại ở form tạo vì sẽ ra hai hồ sơ |
| Phòng ban/chức vụ đã chọn không còn hiệu lực — tải lại trang rồi thử lại. | Phòng ban hoặc chức vụ vừa bị tắt | Tải lại trang và chọn lại |
| Ngày vào làm không hợp lệ. | Ngày nhập sai | Chọn lại ngày bằng lịch |
| Tài khoản này đã được gắn với … — không thể gắn thêm cho nhân viên khác. | Mỗi tài khoản chỉ gắn một hồ sơ | Gỡ gắn ở hồ sơ kia trước |
| Bạn không có quyền thực hiện thao tác này. | Tài khoản không phải Chủ shop | Nhờ Chủ shop thao tác |
Xem thêm
- Nhân viên và chấm công
- Bảng lương, nghỉ phép và hợp đồng
- Mời nhân viên và phân vai trò
- Tra cứu trạng thái nhân viên và chấm công
Câu hỏi thường gặp
Thêm hồ sơ có cho nhân viên đăng nhập luôn không?
Không. Hồ sơ nhân sự khác với tài khoản đăng nhập. Muốn nhân viên dùng phần mềm, mời họ ở Cài đặt → Đội ngũ & phân quyền, rồi gắn tài khoản vào hồ sơ.
Chưa có phòng ban thì sao?
Ô Phòng ban ghi Chưa có phòng ban nào đang dùng. Tạo phòng ban và chức vụ ở màn Phòng ban & Chức vụ, rồi mở lại hồ sơ để chọn.
Quản lý có thêm được nhân viên không?
Không. Mục Nhân sự hiện chỉ Chủ shop mở và sửa được. Vai trò Quản lý không có quyền vào phân hệ này.
Cập nhật 30/09/2026