Bàn giao khi nhân viên nghỉ việc: việc nào chuyển, việc nào giữ

Bàn giao là cách an toàn để cho một nhân viên nghỉ việc: toàn bộ việc đang dở được chuyển cho một người khác trong một lần, tài khoản của người nghỉ bị khoá, không bỏ sót khách.

Khi nào dùng

• Nhân viên nghỉ hẳn và bạn muốn khách, đơn, hội thoại của họ có người tiếp nhận ngay.
• Bạn cần chắc chắn người nghỉ không còn đăng nhập được vào web và điện thoại.
• Người nghỉ đang là kỹ thuật viên có lịch hẹn sắp tới cần xếp lại.

Không dùng cho nghỉ phép ngắn ngày (xem Đăng ký nghỉ phép).

Các bước

Hệ thống làm gì trong một lần

Cả quá trình chạy trong một giao dịch: nếu có lỗi giữa chừng thì không có gì bị đổi.

• Khoá đăng nhập: tài khoản chuyển sang trạng thái khoá, người nghỉ bị đăng xuất khỏi web và điện thoại ở lần thao tác kế tiếp; thiết bị nhận thông báo đẩy bị thu hồi.
• Đơn hàng: chỉ chuyển đơn đang xử lý và chưa có dấu vết tiền (xem câu hỏi phía trên). Đơn đã có tiền giữ nguyên chủ cũ.
• Khách hàng, báo giá, deal, lead, ticket, công việc: chuyển sang người nhận. Chỉ chuyển báo giá còn ở trạng thái nháp hoặc đã gửi và chưa thành đơn; deal còn mở; lead mới, đã liên hệ hoặc đủ điều kiện; ticket chưa đóng; công việc đang mở.
• Hội thoại thường: chuyển các hội thoại chưa đóng. Hội thoại Zalo cá nhân: ngắt kết nối nick đó, rồi chuyển toàn bộ các hội thoại để người nhận xem lịch sử.
• Lịch hẹn sắp tới: đổi sang kỹ thuật viên bạn đã chọn, ở cả lịch và từng dịch vụ trong lịch.
• Hồ sơ nhân sự: đổi trạng thái thành Đã nghỉ việc.
• Nhắc việc: nếu có khách hoặc hội thoại được chuyển, người nhận nhận một việc trong mục Công việc: Chủ động nhắn khách vừa được bàn giao, kèm số khách và số hội thoại.
• Nhật ký: mỗi nhóm chuyển được ghi lại để tra cứu sau.

Quyền và giới hạn

Vai trò mặc định	Thấy nút Cho nghỉ việc	Ghi chú
Chủ shop, Quản trị viên	Có	Có đủ hai quyền
Quản lý, các vai trò khác	Không	Mở thẳng đường dẫn cũng bị đưa về Tổng quan

• Không thể tự cho chính mình nghỉ việc.
• Người nhận phải là tài khoản đang hoạt động, không phải nhân viên AI, có quyền dùng Hộp thư và (nếu có hồ sơ nhân sự) đang ở trạng thái làm việc. Danh sách chỉ hiện những người thoả điều kiện đó.
• Đơn đã thu tiền: khoản còn lại (nếu có), khi thu sau này, vẫn tính hoa hồng cho người nghỉ.
• Mở lại tài khoản về sau không tự trả khách về cho người nghỉ.
• Người chưa từng đăng nhập (lời mời chưa nhận) vẫn bàn giao được; chỉ bước khoá đăng nhập được bỏ qua.

Lỗi thường gặp

Thông báo	Nguyên nhân	Cách xử lý
Còn lịch hẹn chưa chọn kỹ thuật viên mới.	Còn lịch hẹn sắp tới chưa xếp	Chọn kỹ thuật viên cho mọi lịch rồi bấm lại
Kỹ thuật viên đã chọn bị trùng giờ.	Người được chọn có lịch khác cùng lúc, hoặc hai lịch giao cho cùng một người bị chồng nhau	Chọn người khác hoặc dời lịch ở mục Lịch hẹn
Kỹ thuật viên đã chọn không còn hoạt động.	Người đó vừa nghỉ hoặc ngừng làm việc	Chọn người khác
Danh sách lịch hẹn đã thay đổi — tải lại rồi thử lại.	Có lịch mới hoặc lịch bị sửa trong lúc bạn thao tác	Tải lại trang, xếp lại
Người nhận bàn giao không hợp lệ.	Người nhận đã bị khoá, là nhân viên AI, không có quyền Hộp thư hoặc đã nghỉ	Chọn người nhận khác
Ngày nghỉ không hợp lệ.	Ngày nghỉ ở tương lai hoặc sai định dạng	Chọn hôm nay hoặc ngày đã qua
Bạn không thể tự cho mình nghỉ việc.	Người nghỉ là chính bạn	Nhờ chủ shop hoặc quản trị viên khác thực hiện
Không thể khoá tài khoản của nhân viên này.	Người nghỉ là chủ shop cuối cùng còn hoạt động, hoặc là chủ shop trong khi bạn không phải chủ shop	Giữ ít nhất một chủ shop; việc với tài khoản chủ shop do chính chủ shop thực hiện
Bạn không có quyền thực hiện thao tác này.	Thiếu một trong hai quyền	Nhờ chủ shop thực hiện

Xem thêm

• Nhân viên và chấm công
• Đội ngũ và phân quyền
• Giao và chia hội thoại
• Công việc

Câu hỏi thường gặp

Ai được bấm Cho nghỉ việc?

Người có đồng thời quyền quản lý nhân sự và quản lý người dùng. Với vai trò mặc định, đó là Chủ shop và Quản trị viên. Quản lý không có quyền này nên không thấy nút.

Đơn hàng nào được chuyển cho người nhận?

Chỉ đơn còn đang xử lý (nháp, chờ xác nhận, đã xác nhận, đang xử lý, đang giao) và chưa có bất kỳ dấu vết tiền nào. Đơn đã thu tiền một phần hay toàn bộ, từng hoàn tiền, hoặc đang có yêu cầu thanh toán chờ khách trả đều giữ nguyên người phụ trách cũ để hoa hồng không bị đổi.

Hội thoại Zalo cá nhân của người nghỉ thì sao?

Hệ thống ngắt kết nối Zalo cá nhân đó rồi chuyển hội thoại cho người nhận ở dạng chỉ xem. Người nhận đọc được lịch sử nhưng liên hệ lại khách bằng kênh của mình.

Chọn ngày nghỉ trong tương lai được không?

Không. Ngày nghỉ việc chỉ được là hôm nay hoặc ngày đã qua; ô chọn ngày không cho chọn quá hôm nay.

Bấm hoàn tất hai lần có sao không?

Không. Khi bàn giao đã xong, hệ thống trả lại kết quả cũ và không đổi thêm gì.

Nhân viên nghỉ việc là kỹ thuật viên có lịch hẹn sắp tới thì sao?

Bạn bắt buộc chọn kỹ thuật viên mới cho từng lịch. Hệ thống không tự chọn, và chỉ cho chọn người còn trống giờ đó.