Tra cứu: các trạng thái đơn hàng và trạng thái thanh toán

Mỗi đơn hàng có hai trạng thái độc lập: trạng thái đơn (đơn đang ở bước nào) và trạng thái thanh toán (đã thu bao nhiêu tiền). Bài này liệt kê đủ nhãn của hai loại, kèm ý nghĩa và việc cần làm tiếp.

Khi nào dùng

• Bạn thấy một nhãn trên danh sách đơn và muốn biết nó nghĩa là gì.
• Bạn cần biết đơn ở trạng thái nào thì hủy được, xác nhận được, tính vào doanh thu.
• Số đơn trong Báo cáo ít hơn số đơn trong danh sách và bạn muốn biết vì sao.

Cách tìm trên màn hình

Trạng thái đơn

Trạng thái	Ý nghĩa	Đi tới bằng cách nào
Nháp	Đơn chưa chốt	Không có thao tác nào trong FLY.VN tạo ra trạng thái này
Chờ xác nhận	Đơn mới tạo, chưa trừ kho, chưa ghi công nợ	Mọi đơn tạo mới. Bấm Xác nhận đơn ở chi tiết đơn để chuyển tiếp
Đã xác nhận	Đã trừ kho, đã ghi công nợ, tính vào doanh thu	Xác nhận đơn Chờ xác nhận. Từ đây tạo vận đơn, hoàn hàng, hoặc hủy nếu chưa có vận đơn
Đang xử lý	Có trong bộ lọc, tính vào doanh thu	Chưa có thao tác nào trong FLY.VN chuyển đơn sang đây
Đang giao	Có trong bộ lọc, tính vào doanh thu	Như trên. Theo dõi giao hàng thật ở màn Vận chuyển
Đã giao	Có trong bộ lọc, tính vào doanh thu	Chỉ có ở đơn nhập bằng Nhập đơn lịch sử từ Excel (file ghi Hoàn thành hoặc Đã giao)
Đã hủy	Đơn không thành. Tiền khách đã trả bằng tiền thật còn nằm chờ hoàn	Hủy đơn Chờ xác nhận hoặc Đã xác nhận chưa có vận đơn
Đã hoàn	Khách trả hàng, trạng thái cuối, thanh toán thành Đã hoàn tiền	Thao tác Hoàn hàng ở chi tiết đơn

Trạng thái thanh toán

Hệ thống so số tiền đã thu với tổng tiền đơn:

Nhãn	Khi nào
Chưa thanh toán	Đã thu bằng 0
Một phần	Đã thu ít hơn tổng tiền. Ở chi tiết đơn ghi Thanh toán một phần
Đã thanh toán	Đã thu đúng tổng tiền
Thừa tiền	Đã thu nhiều hơn tổng tiền (thường do chuyển khoản dư)
Đã hoàn tiền	Đơn đã hoàn hàng, hoặc đơn hủy đã ghi nhận hoàn tiền xong

Bộ lọc Đã thanh toán gồm cả đơn Thừa tiền. Chưa có bộ lọc riêng cho Đã hoàn tiền.

Ai xem và thao tác được

Việc	Vai trò
Xem mọi đơn	Chủ shop, Quản trị viên, Quản lý, CSKH, Kế toán, Kho/Giao vận, Chỉ xem
Chỉ xem đơn của mình	Bán hàng
Xác nhận, sửa đơn	Chủ shop, Quản trị viên, Quản lý (mọi đơn). Bán hàng (chỉ đơn của mình)
Ghi nhận thanh toán	Chủ shop, Quản trị viên, Quản lý, Bán hàng, Kế toán
Hoàn hàng, ghi nhận hoàn tiền	Chủ shop, Quản trị viên, Quản lý, Kế toán

Lễ tân và KTV không có quyền xem đơn.

Giới hạn cần nhớ

• Đã giao rồi thì không hủy được, dùng Hoàn hàng.
• Đã hoàn là trạng thái cuối, mỗi đơn hoàn hàng một lần.
• Đang xử lý, Đang giao, Đã giao vẫn là nhãn hợp lệ trong bộ lọc và báo cáo dù FLY.VN không tự chuyển đơn sang đó.

Lỗi thường gặp

Thông báo	Nguyên nhân	Cách xử lý
Đơn hàng không ở trạng thái có thể xác nhận.	Đơn không còn Chờ xác nhận (đã xác nhận, đã hủy)	Mở lại đơn để xem trạng thái hiện tại
Trạng thái đơn vừa thay đổi. Vui lòng làm mới trang và thử lại.	Người khác vừa đổi đơn cùng lúc	Tải lại trang rồi thao tác lại
Đơn này do nhân viên khác phụ trách. Bạn chỉ thao tác được trên đơn của mình …	Vai trò Bán hàng thao tác đơn của người khác	Nhờ quản lý xử lý hoặc xin quyền thao tác mọi đơn
Không tìm thấy đơn hàng phù hợp	Bộ lọc hoặc từ tìm kiếm không có kết quả, hay đơn nằm ngoài khoảng thời gian	Chọn Tất cả ở ô thời gian, bỏ bớt bộ lọc
Đơn đang ở trạng thái … nên không hủy được. …	Đơn đã qua Đã xác nhận	Dùng Hoàn hàng, xem bài Hủy đơn và trả hàng

Xem thêm

• Đơn hàng: vòng đời và cách tính doanh thu
• Hủy đơn và trả hàng
• Thanh toán và công nợ
• Vận chuyển

Câu hỏi thường gặp

Đơn nào không tính vào doanh thu và chi tiêu của khách?

Chỉ đơn ở 4 trạng thái Đã xác nhận, Đang xử lý, Đang giao, Đã giao được tính. Nháp, Chờ xác nhận, Đã hủy và Đã hoàn không được tính. Đơn Chờ xác nhận chưa phải là đơn đã chốt bán.

Vì sao đơn đã giao hàng mà trạng thái vẫn là Đã xác nhận?

Trạng thái đơn trong FLY.VN chỉ tự đi qua Chờ xác nhận, Đã xác nhận, Đã hủy và Đã hoàn. Tiến độ giao hàng theo dõi ở màn Vận chuyển bằng nhãn riêng như Chờ lấy hàng, Đang giao, Đã giao.

Đơn Đã giao vẫn có thể Chưa thanh toán không?

Có. Trạng thái đơn và trạng thái thanh toán độc lập nhau. Thanh toán chỉ so số tiền đã thu với tổng tiền đơn.

Vì sao tôi không thấy đơn của tháng trước?

Khi mở màn Đơn hàng, ô thời gian mặc định là Tháng này. Chọn Tất cả hoặc Chọn khoảng ngày... để xem đơn cũ. Số đếm trên các chip trạng thái cũng tính theo khoảng thời gian đang chọn.